Fatura yönetimi, satıcılardan veya tedarikçilerden gelen belgelerin yönetiminden sorumlu olan bir iç işletme işlevidir. Faturalar muhasebede bir kaynak belgedir. Kaynak belgeler, bir finansal işlemle ilgili belirli bilgileri gösterir. Satıcılar genellikle bakım, kamu hizmetleri, ofis malzemeleri veya işletmelere reklam verme gibi dış hizmetler sunar. Tedarikçiler, işletmelere ekonomik kaynaklar sağlayan şirketleri temsil etmektedir. Ekonomik kaynaklar arasında tüketim malları veya hizmetleri üretmek için gereken hammaddeler ve doğrudan işçilik bulunmaktadır. Şirketler, satıcıların ve tedarikçilerin zamanında ödeme almalarını sağlamak için fatura yönetimi işlemlerini kullanır.
Ortak bir fatura yönetimi süreci, borçlu hesaplarda bulunan üç yollu eşleştirme sistemidir. Satınalma siparişleri, şirkete, satıcılardan veya tedarikçilerden ürün satın alma konusunda bireylere özel yetki sağlayan dahili bilgileri temsil eder. Bir işte genellikle satınalma siparişlerinin iki kopyası vardır. Biri satıcıya veya tedarikçiye gönderilir ve biri şirketin muhasebe bölümünde tutulur. Bu belge daha sonra fatura yönetimi sürecinde yürürlüğe girer.
İş teknolojisi yazılımı kullanan şirketler, satınalma siparişlerinin elektronik kopyalarını kullanabilir. Bir kağıt kopyayı bir dosyada saklamak yerine, şirketler bu bilgiyi bir sunucu veritabanında tarayabilir. Bu, bireylerin satınalma siparişini gerektiği gibi gözden geçirmelerini veya almalarını sağlar. İş yazılımı ayrıca satınalma siparişi bilgisinin doğruluğunu artırabilir.
Üç yollu eşleşmeli fatura yönetim sistemindeki ikinci belge alıcı bilettir. Alıcı bilet ve tüm mal veya hizmetlerin satınalma siparişine göre şirket tarafından alındığını belirtir. Bilet almak genellikle şirketin deposunun veya idari personelinin sorumluluğundadır. Fatura ödemesini tamamlamak için satınalma siparişinin ve biletin bir kopyası muhasebeye gönderilir.
Birçok satıcı ve tedarikçi, ödenmemiş bakiyelere ilişkin ücretleri ve faizi değerlendirmeden önce müşterilere 30 gün içinde ödeme yapma imkanı sunar. Borç hesapları, alıcı biletini ve satınalma siparişini olağanüstü bir dosyada gösterir. Satıcının kesin fatura talebinde bulunmasını talep ettikten sonra borçlu katip, bilgilerin eşleşmesini sağlamak için üç belgenin hepsiyle de eşleşecektir. Her belgenin bilgisini eşleştirmek, üç yollu fatura yönetim sisteminin temel noktasıdır. Belgeler uyuşmuyorsa şirketler nadiren satıcı veya satıcıya ödeme yapar. Ödenecek hesaplar işlemi tamamlandığında, memurlar fatura için çek kesecek, mal sahibinden veya uygun yöneticiden imza isteyecek ve çeke posta gönderecektir.
Şirketler özelleştirilmiş fatura yönetim sistemlerini kullanabilirler. İşletme sahipleri ve yöneticileri, arka ofislerini ve muhasebe işlevlerini en iyi şekilde destekleyen bir sistem geliştireceklerdir. Her ay birkaç yüz fatura alan daha büyük kuruluşlar, üç yollu maçtan daha basit bir sistem isteyebilir. Fatura yönetimi, tüm şirketlerin aynı sistemi kullanmasını gerektirmez.
