İnsan kaynakları planlama süreci; strateji geliştirme, yönetim sistemleri oluşturma, öngörülen gereksinimleri ve oluşturulan performans ölçümlerini içerir. İnsan kaynakları planlama sürecine başlamak için, işletme genel kurumsal stratejiye ve misyona uygun bir İK stratejisi oluşturmalıdır. Daha sonra işletme, genel işletme stratejisini gerçekleştirmek için izlenmesi gereken tasarım, politika ve uygulamalara karar verebilir. İnsan kaynaklarının doğru çalışması için işgücü büyüklüğü ve iş yapıları hakkında tahminler yapılmalıdır. İnsan kaynakları planlama sürecinin son adımı, bölümün performans beklentilerini karşıladığından emin olmak için ölçütler ve ölçümler tasarlamak olmalıdır.
Kurumsal strateji ile uyumlu bir stratejik plan geliştirmek, insan kaynakları planlama sürecinin büyük bir bölümünü oluşturmaktadır. Bu stratejik plan mevcut insan kaynakları kapasitesini, ihtiyaçlarını ve yönünü tartışmalıdır. Mevcut işgücünün sahip olduğu becerilerin bir envanterini ve şirketin hedeflerini yerine getirebilmesi için gerekli beceri kümelerine ihtiyaç duyulması gerektiğini içermelidir. Stratejik plan boyunca, her bir tavsiyenin amacının ve sonuçlarının ne olduğu ve kuruluşun genel stratejik planını nasıl destekledikleri açık olmalıdır.
Yönetim sistemlerinin oluşturulması, stratejik planın gerçekleştirilmesi için uygulamaya konacak tasarım, politika ve uygulamalara karar vermeyi içerir. Bu, şirketin dış kaynak kullanımı, esnek çalışma saatleri ve meslektaş incelemeleri benimsemeye alıp almayacağını da içerir. Her bir politikanın veya uygulamanın maliyet tasarrufu objektif olarak tartılmalı ve faydaları ve riskleri ana hatlarıyla belirtilmelidir. Eğer iş evde çalışan bir seçenek benimsemek istiyorsa, genel giderlerden tasarruf sağlayabilir ancak işgücünün becerilerini geliştirme yeteneğini olumsuz yönde etkileyebilir. İşletmenin stratejisi en bilgili ekibe sahip olmaksa, bu evde çalışma politikasına sahip olmak, genel iş hedefine ulaşma yeteneğini olumsuz yönde etkileyebilir.
İşgücü büyüklüğünün ve iş yapılarının öngörülmesi, işletmenin şu anda sahip olduklarının bir envanterini oluşturmayı gerektiren insan kaynakları planlama sürecinin gerekli bir parçasıdır. Çalışanlar yeteneklerine, becerilerine, eğitimlerine ve potansiyellerine göre bölümlendirilmelidir. Yetenekler ve işgücü sayıları arasında bir boşluk varsa, her bir pozisyon için kaç çalışana ihtiyaç duyulacağına dair bir tahmin yapılmalıdır. Mevcut çalışanların envanterini gözden geçirmek, gelecekteki işlerin şirket içi değişimlerle karşı karşıya kalabilecekleri güçlü bir motivasyon aracı olabilecek iç promosyonlarla doldurulup doldurulmayacağını belirlemek için de yararlı bir yöntemdir.
