Toplam kalite yönetimi süreci, planı uygulamak için gereken bir dizi adımı veya etkinliği temsil eder. Genel olarak, toplam kalite yönetimi, tüm ticari faaliyetlerde mal ve hizmetlerde iyileştirmeler yaratan faaliyetlerde bulunmayı amaçlayan bütünleştirici bir felsefedir. Bireysel faaliyetler, görev veya hedefleri seçmek, kilit hedef pazarları belirlemek ve tüketici ihtiyaçlarını belirlemekle başlar. Gelişmiş aşamalar arasında değişim planları geliştirmek, iyileştirmeler için fırsat aramak ve oluşturulan planları uygulamak yer alıyor. Çoğu durumda, toplam kalite yönetimi süreci süreklidir.
Bir misyon veya amaç, her zaman toplam kalite yönetimi sürecinin başında olmalıdır. İstenilen bir son hedefin tanımı olmadan, tüm süreç boşa zaman ve çaba ile sonuçlanabilir. Görevler veya hedefler düşük maliyetler, boşa harcanan emeğin veya sermayenin azaltılması veya diğerleri arasında gelişmiş müşteri ilişkileri olabilir. Sahipler ve üst düzey yöneticiler genellikle bu standartları belirler. Katılımcı toplam kalite yönetimi, sürece daha fazla yönetici veya çalışan içerebilir.
Toplam kalite yönetimi sürecinde hedef pazarların belirlenmesi ve tüketici ihtiyaçlarının belirlenmesi de önemlidir. Çoğu şirkette, toplam kalite yönetiminin amacı müşteri memnuniyetini arttırmaktır, dolayısıyla faaliyetin adıdır. Hedef pazarların belirlenmesi, bir şirketin gelişmiş iş faaliyetlerinden yararlanabileceklerini en iyi şekilde anlamasına yardımcı olur. Bu hedef pazardaki tüketici ihtiyaçları düşük maliyetli ürünler veya yüksek kaliteli ürünler olabilir. Bu incelemenin bir kısmında başka ihtiyaçlar da olabilir.
Planlama aşaması tamamlandıktan sonra, şirketler toplam kalite yönetimi süreci uygulamasının diğer ileri aşamalarına doğru ilerleyebilirler. Tanımlanan hedefler belirli değişim planlarına yol açar. Bu planlar, bir şirketin mevcut operasyonları niçin ve nasıl geliştireceklerini iyileştirmek için değiştireceğini özellikle belirtmektedir. Değişim planı, şirkete bağlı olarak şirket genelinde veya departmanında olabilir. Planların kapsamı ayrıca gerekli değişikliklerin genişliğine de bağlıdır.
Şirketler toplam kalite yönetimi sürecine başladığında, sahipleri ve yöneticileri değişim için yeni fırsatlar keşfedebilir. Planlar, keşfedilen yeni bilgilere dayanarak değiştikçe, genellikle böyle olur. Bununla birlikte, yeni fırsatlar, toplam kalite yönetimi süreci için gerekli daha fazla zaman ve çaba ile sonuçlanabilir. Şirketler, orijinal uygulama planlarının yeni ve yararsız bilgiler konusunda raydan çıkmasına izin vermemelerini sağlamalıdır. Değişikliklerin yönetiminden mal sahipleri ve yöneticiler sorumludur.
Toplam kalite yönetimi değişikliklerini uygulamak bu sürecin son kısmıdır. Çalışanlar, değişiklikleri açıklamak için mevcut faaliyetlerini değiştirir. Sonuçların planlandığı gibi çalışmasını sağlamak için ölçüm yapılması gerekir. Üst yönetim sık sık değiştirilen operasyonların etkinliğini değerlendirmek için finansal veya operasyonel evrakları gözden geçirir.
