Yalın proje yönetimi, proje yönetimini gerekli olmayan unsurların kesilmesine yönelik olarak odaklamayı amaçlamaktadır. Amaç maliyetleri azaltmak, darboğazları ortadan kaldırmak ve genel verimliliği artırmaktır. Bir yan ürün olarak, yönetimin kendisi genellikle düzenlenir.
1980'lerde Japonya'da modernize edilen projeler ortaya çıktı. John Krafcik, 1988'de "yalın üretim" terimini, verimliliği artırmak için alınan önlemleri göstermek için kullandı. 1990'larda, bu daha sonra Lauri Koskela gibi düşünürler tarafından inşaat endüstrisine uygulandı. Fikir o zamandan beri her türlü proje yönetimine izin vermiştir.
Geleneksel proje yönetimi, başlangıç, planlama, araştırma ve geliştirme ve üretim dahil olmak üzere bir dizi aşamaya ayrılmıştır. Ek olarak, her fazı izlemek için bir kontrol sistemi mevcuttur. Bu tür projeler farklı departmanları veya ekipleri birbirinden ayrı tutma eğilimindedir. Ayrıca, faz yapısından ve iletişimsizlikten sapma eğilimlidirler.
Diğer yandan, yalın proje yönetimi, geleneksel proje yönetimindeki sık karşılaşılan hataları düzeltmeye çalışıyor. Proje yöneticileri arasında yaygın bir yanılgı, yalın yönetimin bu aşamaların terk edilmesine yol açtığıdır. Yalın yönetim aslında bu aşamalara daha yakın yapışır. Bu, proje ekibini sapma olmadan daha güçlü planlar oluşturmaya zorlar.
Döngüye daha katı bir şekilde devam etmek için bazı şirketler, ekipler arasındaki işbirliğini teşvik etmeleri gerektiğini fark etti. Bu, yalın proje yönetiminin kilit bir bileşeni haline gelmiştir. İlk olarak, projedeki tüm paydaşlar proje başlatma aşamasına katılmaktadır. Bu, bir sonraki aşama başladığında herkesin aynı sayfada olduğu anlamına gelir.
Ardından tasarımcılar ve üreticiler birlikte araştırma, geliştirme ve üretim üzerine çalışırlar. Üretime katılarak, tasarımcıların pratik tasarımlar yapma olasılığı daha yüksektir. Bu, yeniden tasarım için harcanan zamanı kısaltır. Aynı zamanda, yönetim, tasarımcılar ve üretim ekibi arasındaki iletişim döngüsünü azaltır, çünkü hepsi fiziksel olarak aynı alandadır.
İş hayatındaki tüm düzeneğin kilit bir bileşeni maliyetleri düşürmektir ve yalın yönetim farklı değildir. Çoğu proje yöneticisi, bir proje için ihtiyaç duyulan malzemeleri olabildiğince erken tespit etmeyi amaçlamaktadır. Bununla birlikte, projelerin çoğu, tasarım ve malzemelerde değişikliklere meyillidir. Erken satın alarak proje ekibi gerçekte malzemelere fazla para harcıyor ve çok fazla atık üretiyor.
Buna kıyasla, yalın proje yönetimi, malzeme siparişlerini son makul zamanda kilitlemeyi amaçlar. Bu, araştırma ve geliştirme departmanına tasarımları sonlandırmak için mümkün olduğu kadar zaman vermek anlamına gelir, ancak geliştirme ve üretim arasında büyük bir boşluk oluşturmaktan kaçınır. Bu şekilde, sadece ihtiyaç duyulan malzemeler satın alınır. Ayrıca, doğru miktarlarda satın alınması daha olasıdır.
Proje yönetiminin kontrol elemanı da yalın proje yönetiminin ayrılmaz bir parçasıdır. Yerinde izleme, iletişim döngülerini azaltır ve verimliliği artırır. Proje yöneticileri, hatalardan ders almak için projenin tüm öğelerinde plan-do-check-adjust (PDCA) döngüleri başlatabilir. Bu aynı zamanda projenin odaklanmasına yardımcı olur ve temel amaçtan sapmayı önlemeye yardımcı olur.
