Negatif envanter, genellikle gerçek bilgisayar envanteri ile bilgisayar sistemi tarafından izlenip hesaplanan sanal envanter arasındaki farkın sonucudur. Bu, genellikle bir hata yapıldığında veya sistemler doğru şekilde güncellenmediğinde ortaya çıkar ve ürünlerin olmaması gerektiğini sattığını veya devredildiğini gösterir. Envanterle ilgili sorunlar, ürünler kaybolduğunda ortaya çıkabilir, daha sonra envanter kayıp ürünleri kaldırmak için ayarlanır ve envanteri yeniden ayarlamadan bulunur.
“Negatif envanter” terimi ilk önce bir çelişki gibi görünebilir, çünkü bir işletmenin bir ürünün sıfırdan daha azına sahip olabileceği anlamına gelir, ancak envanter yönetiminin makul bir sonucudur. Temel olarak, bir işletmenin gerçekte orada olmayan ürünleri sattığını veya envanter kaydının bir parçası olmayan ürünleri sattığını gösterir. Bu, sistemler arasındaki iletişimsizlik nedeniyle oluşabilir. Bir üretici firma yapılmadan önce bir ürün sattıysa, ürün yapılıncaya ve sayı düzeltilene kadar envanter sisteminin negatif bir envanter göstermesi mümkündür.
Negatif envanter aynı zamanda hatalı envanter sayımı veya bir işletmedeki yanlış yerden ürünlerin çıkarılmasının bir sonucu olarak ortaya çıkabilir. Eldeki bir bilgisayardaki sayım, bir mağazanın belirli bir öğenin 12'sine sahip olması gerektiğini gösteriyorsa ancak bir çalışan bu 12 öğeyi gerçekten bulamıyorsa, mağazanın envanterinden çıkarılabilir. Bunun tipik olarak bir miktar büzülme sebebi olduğu varsayılır ve zayıf alım uygulamaları veya hırsızlıkla ilgili olabilir. 12 öğenin tümü bulunur ve satış için rafa yerleştirilirse, mağazanın envanteri ayarlanmadan, satışları o mağaza için negatif bir envanter oluşturabilir.
Negatif envanter bir şirket için mutlaka felaket olmasa da, düşük kayıt tutmaya neden olabilir ve envanter kontrolünü zorlaştırabilir. Yukarıdaki örnekteki mağaza, ürünün rafta bulunmamasından dolayı karını kaybetti ve yeni ürünler mağazaya gönderilirken ve eksik ürünler bulunduğundan, çok fazla ürünle sonuçlanabilir. Bir şirketin aynı öğeyi birden fazla yerde hatalı şekilde izlemesi durumunda negatif envanter de ortaya çıkabilir. Örneğin, A lokasyonunda 50 maddeden ve B lokasyonunda 100 maddeden bir madde varsa, B lokasyonunda 100 satış yanlış yapıldığında, A lokasyonundan geldiğine dair yanlış belgelendirilmişse, A lokasyonunda negatif stok yaratacaktır.
