Kar amacı gütmeyen muhasebe yazılımı, kar amacı gütmeyen kuruluşların finansal işlerini yönetmek için kullanabileceği web tabanlı veya masaüstü yazılımı anlamına gelir. Bu işlevlerden bazıları arasında bağışları kaydetme ve izleme, fatura ödeme ve bilanço ve diğer finansal raporlar oluşturma yeteneği bulunmaktadır. Kâr amacı gütmeyen bir şirketin banka kartı işlemlerini ek donanıma gerek duymadan işlemesini sağlayan birkaç yazılım programı vardır. Şirketler genellikle kullanıcı sayısına ve birden fazla yerde kullanılıp kullanılmayacağına göre farklı yazılımlar sunar. Örneğin, yazılım web tabanlıysa, kar amacı gütmeyen kuruluş her kullanıcı için lisans satın alabilir.
Kâr amacı gütmeyen organizasyonları yönetmenin muhasebe hususları yasal ve vergi amaçlıdır. Kamu bağışlarının toplanması ve belirli bir seviyedeki katkıları genellikle bölgesel ve ulusal yasalara tabidir. Muhasebenin uygun şekilde ve ilgili yasalara uygun olarak yapıldığını ispatlamak için bir devlet vergi gelir ajansı tarafından yapılan bir denetim olması durumunda, doğru kayıt tutma genellikle zorunludur. Kar amacı gütmeyen muhasebe yazılımı, kayıt tutma görevini basitleştirir ve kuruluşun tüm işlemlerin doğru ve eksiksiz bir finansal muhasebesini tutması için en iyi şansı olabilir. Kar amacı gütmeyen kuruluşların sık sık elektronik tablo veya kağıt kullanmak yerine kullanmayı tercih etmelerinin nedeni budur.
Kâr amacı gütmeyen muhasebe yazılımlarının önemli bir işlevi bordro yönetimidir. Örgüt çalışanları düzenli olarak bir maaş alırlar ve vergi kanunları ile uyumlu kesinleşmiş ve doğru bir maaş oluşturmak için gerekli olan muhasebe oldukça geniş kapsamlı olabilir. Örneğin, kar amacı gütmeyen kuruluşların bölgesel ve eyalet vergileri için maaşın belirli bölümlerini elinde tutmaları ve grup sağlık planlarını ve diğer avantajları ödemeleri gerekebilir. Yazılım, maaş bordrosunu manuel olarak hesaplamaktan daha hızlı ve çoğu zaman daha doğru bir şekilde işlemek için kullanılabilir. Aynı yazılımı kullanarak gerekli vergi rapor formlarını dosyalamak genellikle mümkündür ve yazılım veya bir aylık lisans ücreti için bir kerelik ücret ödemek genellikle aynı görevleri tamamlamak için bir vergi uzmanı veya bordro hizmeti almaktan daha ucuzdur.
Fon yaratma faaliyetleriyle ilgili mali kaynakların yönetilmesi, bazen kar amacı gütmeyen bir kuruluş adına işlem yapmakla görevli olan kişiler için çok zor olabilir. Kâr amacı gütmeyen muhasebe yazılımı, bir fon yaratıcının planlama sürecini kolaylaştırabilir ve işlemleri gerçekleştirmek için gereken gider ve bağış hesaplarını kurabilir. Bazı yazılımlar ayrıca katkı almak ve web'e otomatik olarak yazılıma girmek için web ile bütünleşir.
