Genel olarak, çalışanlara saatlik veya maaş bazında belirli bir oranda ücret ödenmektedir. Amerika Birleşik Devletleri'nde işverenler, her çalışan için Sosyal Güvenlik, Medicare, işçi tazminatı, eyalet, federal ve genellikle yerel vergi ödemek zorundadır. Bir işveren ayrıca, bu vergilerin ve diğer ücretlerin bir kısmını çalışanların maaşlarından kesmeli ve bu işlemlerin tümü denetim ve vergi amaçlı kaydedilmelidir.
Bordro servisi, bir ücret karşılığında tüm bu işlevleri bağımsız olarak ele alacak ve işletme sahibinin daha önemli konular için zamanını boşa çıkaracak bir şirkettir. Bir hesap oluşturulduktan sonra, işveren, bordro hizmetine tüm çalışanların bir listesini, çalıştıkları saatleri ve farklılıkları listeler. Bu veriler daha sonra işlenir ve fonlar işveren bankasından bordro servisinin hesabına aktarılır. Çalışanlara standart çek veya doğrudan mevduat ile ödeme yapılır. İşverene daha sonra bordro ve vergi raporları verilir.
Bordro servisi genellikle başka hizmetler de sunar. İşverenler, şirketin menfaat yönetimi ve emeklilik hizmetlerinin yönetimini devralabilir. Tatil ve mola da izlenebilir. Bazı bordro hizmetleri, işverenin vergi ödemelerini yönetme, zaman ve işgücü yönetimi konularını yönetme, vergi uyumuna yardımcı olma, harcamaları yönetme ve hatta ön tarama yardımı gibi seçenekler sunar. Bordro servisi ayrıca çalışanların maaşlarının doğrudan yatırılması için gerekli evrakları da düzenli olarak ele alıyor. Bordro hizmetleri için ücretler, hesabın boyutuna ve verilen hizmet türlerine bağlı olarak değişir. Normalde, kişi başına bir ücret ve ayrıca verilen her çek için bir ücret alınır.
İlk bordro hizmeti şirketi 1949'da eski New Jersey Senatörü Frank Lautenberg ve Henry ve Joseph Traub kardeşleri tarafından kuruldu. Başlangıçta Otomatik Bordrolar adlı şirket, bir elektro-mekanik hesap makinesi ve bir Comptometer defter tutma makinesi kullanarak basit bordro hizmetleri sundu. Daha sonra Otomatik Veri İşleme (ADP) olarak adlandırılan Otomatik Bordrolar, teknolojiye ayak uydurdu. ADP, delikli kartlarla başlayan ve endüstrideki en gelişmiş teknolojiyle sonuçlanan bilgisayarlı defter tutma kullanımında öncü oldu.
ADP, daha küçük bordro şirketleri satın alarak büyüdü ve nihayetinde 1961'de halka açıldı. Şirket büyümeye devam etti ve bordro hizmet sektöründe 500.000'den fazla müşterisi ve 40.000'den fazla çalışanı olan bir personel ile lider olarak tanındı. Bugün ADP sadece bordro hizmetini değil aynı zamanda çeşitli aracı kurum ve bayi hizmetlerini de yürütmektedir.
ADP'nin maaşları bordro hizmeti iş modeli olarak kullanıldı ve bu konsept teknolojideki gelişmelerle birlikte gelişmeye devam ediyor. Bugün birçok bordro servisi müşterileri ile doğrudan İnternet üzerinden arayüzleşiyor. Bir müşteri basitçe web portalına bordro verilerini girebilir ve işlem hemen işleme koyulur. Müşteri tüm bordro ve personel kayıtlarına erişebilir ve ihtiyaç duyulduğunda bu bilgiler güncellenebilir. Raporlara hızlı bir şekilde erişilebilir, böylece kurumsal bordro görevlerini basitleştirebilir ve masraflı hataları ortadan kaldırabilirsiniz.
Bilgisayarlı bordro hizmetinin çoğalması, bazı dolandırıcılık vakalarına ve doğrudan para hırsızlığına yol açmıştır. Bu nedenle, belirli bir bordro servis şirketinin saygın ve güvenilir olmasını sağlamak için biraz araştırma yapmak çok önemlidir. Sonuçta bu şirket, banka hesabı da dahil olmak üzere bir şirketin en gizli kayıtlarına erişebilecek. Ek olarak, bir bordro hizmeti zamanlamaya göre vergi ödemeleri yapmayı başaramazsa, şirket sorumlu tutulur ve buna göre para cezası verilir. Bu durumlar genellikle nadir olduğu için, bordro servisi kullanmanın yararları risklerden ağır basmaktadır.
