"Bordro" terimi, düzenli ücret ya da başka bir tazminat alan bir şirketin tüm çalışanlarını kapsar. Bazı çalışanlara sabit bir maaş ödenirken, diğerleri çalışılan saatler veya üretilen ürün sayısı için ödeme yapılır. Bu farklı ödeme yöntemlerinin tümü bir bordro uzmanı tarafından hesaplanır ve uygun maaşlar verilir. Şirketler genellikle her bir ödeme dönemindeki toplam tazminat tutarını belirlemek için denetçiler tarafından tamamlanan zaman çizelgeleri veya zaman çizelgeleri gibi objektif ölçüm araçlarını kullanır.
Bir maaş bordrosu muhasebecisi, bir çalışanın saatini maaş oranı ile çarptıktan sonra, brüt gelir tutarı bir hesap makinesine veya bilgisayar programına girilir. Vergi stopajı, sağlık sigortası, sendika aidatları, yardım primi, vb. Gibi düzenli indirimler daha sonra kategorize edilir ve çıkarılır. Kalan bakiye daha sonra çek veya elektronik mevduata dönüştürülür ve bu süre boyunca çalışanın net ücreti olur. ABD'de, maaş bordroları aynı zamanda işveren ve çalışanları federal bir yasa ile tanımlamakta ve mali yıl için toplam gelir ve kesintiler konusunda hesaplarını sürdürmektedir.
Küçük işletme sahipleri için, tüm çalışanlara ödeme yapmak için yeterli para bulundurmak çoğu zaman en öncelikli konulardan biridir. İşletmenin kendisi karlı olmasa bile, çalışanların hizmetleri için hala tazmin edilmesi gerekir. Bu yüzden birçok küçük şirket bordro yükümlülüklerini belirli bir kârlılık seviyesine ulaşana kadar mümkün olduğunca düşük tutmayı tercih ediyor. Küçük işletme sahiplerinin, çalışanlarına ödeme yapabilmek için maaşlarından vazgeçmeleri olağandışı değildir.
Etkili bir bordro sistemi kurmak, eğitimli muhasebeciler için özellikle zor değil, ancak çok zaman alabilir. Bazı küçük işletmeler, yazıcıları ve dosya depolama alanlarını içeren basit bir sistem kurmak için kullanıcı dostu bir bilgisayar yazılımına güvenmektedir. Daha büyük şirketler, ücretlerini genel görevlerinin bir parçası olarak ele almaları için eğitimli muhasebeciler atayabilirler. Kendi sistemlerini sürdürme aracı olmayan işletmeler genellikle bu görevi dışarıdaki uzmanlara dağıtmayı seçmektedir.
Bordro kayıtları, zaman çizelgeleri ve federal vergi formları gibi objektif kriterlere dayandığından, dış muhasebeciler tüm hesaplamaları yapabilir, tüm yıllık verileri saklayabilir ve zamanında ödeme yapabilir. İşverenlerin bu şirketleri, çalışanların ücretlerindeki veya kesintilerindeki herhangi bir değişiklikle güncellemesi yeterlidir.
