Döngü sayımı olarak da bilinen periyodik bir envanter, bir envanterde bulunan tüm öğelerin fiziksel sayımını vergi veya takvim yılı boyunca belirli aralıklarla yapma işlemidir. Bu tür bir faaliyetin arkasındaki fikir, envanterle ilgili sorunları tanımlamak ve envanterin toplam değerini doğru tutmak için gerekli düzeltmeleri yapmaktır. Bu faaliyet türü aynı zamanda mevcut ihraç işlemlerinin doğru çalışıp çalışmadığını ve stoktaki belirli kalemlerin uygun miktarlarını korumak için sipariş işlemlerinde herhangi bir değişikliğe gerek olup olmadığının belirlenmesini mümkün kılar.
Periyodik envanter yapma süreci, stokta olması gereken her bir maddenin mevcut sayısını değerlendirmekle başlar. Bu, envanter listelerinde listelenen tutarın, envanterin tutulduğu alanlarda fiziksel olarak bulunanlarla karşılaştırılmasıyla yönetilir. İki şekilde herhangi bir farklılık varsa, bu farktan notlar alınmıştır. Bu, girişleri, genellikle envanter mutabakatı olarak adlandırılan bir işlem olan fiziksel sayımı yansıtacak şekilde düzeltmeyi mümkün kılar.
Birçok işletme, periyodik envanter yöntemini envanter kayıtlarını tutmanın bir aracı olarak kullanır. Şirketler genellikle süreci parçalarlar, bu yüzden genel envanterin bir kısmı her altı ila sekiz haftada bir fiziksel olarak sayılır. Daha büyük şirketler, görevin karmaşıklığına bağlı olarak aylık envanter yapmayı seçebilir. Örneğin, tekstil şirketleri sıklıkla bir envanterde tutulan ekipman ve parçaları malzeme kodları olarak bilinen şeye kaydeder; her altı haftada bir, belirli sayıda malzeme kodu envantere girerek, yıl boyunca tüm kodları fiziksel olarak saymayı mümkün kılar. Bu periyodik sayılarla birlikte, normalde şirketin mali yılının sonunda, tam kapsamlı bir yıllık envanter de gerçekleştirilir.
Makbuzların ve borçların gerçek zamanlı kayıtlarının bir envanterden gerçek zamanlı kayıtlarının tutulması yerine bazen periyodik bir envanter yaklaşımı kullanılırken, bu her zaman böyle değildir. Birçok şirket sabit kayıtları tutar ve periyodik envanteri, envanterden bir ödeme kaydı yapmamak gibi oluşabilecek hataları izole etme aracı olarak kullanır. Fiziksel sayımı düzenli aralıklarla yaparak farkları tespit etmek, muhtemelen sorunun kaynağını bulmak ve aynı koşulların tekrarlanmasını önleyecek değişiklikler yapmak mümkündür. Ek bir fayda olarak, periyodik envanter ayrıca toplam envanterin değeri için geçerli olabilecek vergileri doğru bir şekilde hesaplamayı mümkün kılar.
