Proje alımı, satın alma veya satın alma yoluyla, gerekli proje hizmetlerini, mallarını veya işi yürütecek olan dış satıcılardan elde edilen sonuçları belirleme ve tedarik etme konusunda sistematik bir süreç içerir. Bu genellikle proje yöneticisinin bir işlevidir; ancak, bazı kuruluşlar bu görevleri yerine getirmek için proje yöneticisinden başka birini seçmeyi tercih ediyor. Proje yönetimi endüstrisi tarafından proje tedarik yönetiminin ayrılmaz bir parçası olarak yaygın olarak tanınan altı süreç vardır.
Bu süreçlerden ilki, satın alımları ve satın alımları planlamaktır. Bu adımda, dış kaynak kullanımı gerektiren ihtiyaçlar tanımlanmaktadır. Gerekli mal, hizmet veya sonuçları elde etmek için kaynaklar piyasa analizi ile farklılaştırılır. Satın alma planlamasında, satın alma işleminin belirtilen amaçlardan farklı olmamasını sağlamak için proje hedefleri gözden geçirilir. Bu adımın tamamlanması, satın alma için gerekli kaynakların tanımlanmasını, satın almayı güvence altına almak için gereken sözleşme türünün belirlenmesi ve bir satın alma yönetimi planının hazırlanmasını içerir.
Sözleşme planlaması, satıcı yanıtları isteme ve satıcının seçilmesi, tamamlanabilecek sonraki üç süreçtir. Sözleşme planlamasında talep edilen ürün veya hizmetleri detaylı olarak tanımlamanız gerekir. Sorunlardan kaçınmak için teklif ve teklif talepleri belgelenmelidir.
Satıcı yanıtları ve teklifleri talep edilirken, belirli satıcılar tanımlanır ve kalifiye satıcı listesine yerleştirilir. Seçilen satıcılar, proje kısıtlarını göz önünde bulundurarak mal veya hizmetleri sağlama yetenekleri, mal veya hizmet sağlama konusundaki ilgileri ve tekliflerinin makul olup olmadıkları dikkate alınarak nitelikli kabul edilir. Potansiyel satıcılar ayrıldıktan sonra, seçilen satıcıların teklifleri, mal veya hizmetleri sağlayacak en iyi satıcının belirlenmesi için değerlendirilir. Satıcılar seçildikten sonra, sözleşmeler müzakere edilir.
Sözleşmeleri yönetmek, tedarik görevlerini projelendirmek için kritik öneme sahiptir. Yükümlülükleri, sorumlulukları ve performans hedeflerini açıkça ortaya koymak, bu adımı tamamlamak için esastır. Sözleşmenin tatmin edici performansı belirtilen hedeflerin yerine getirilmesini izlemeyi gerektirir. Zaman zaman, proje tedarik yöneticisinin istenen sonuçları elde etmek için süreçleri düzeltmesi gerekebilir. Gereksiz yasal hak taleplerini önlemek için sözleşme değişiklikleri kontrol edilmeli ve belgelendirilmelidir.
Sözleşme tamamlandığında, son adım sözleşmeyi kapatmaktır. Sözleşmenin tüm şartlarının yerine getirildiğinden emin olmak için sözleşme denetlenir. Sözleşme kapanışı, satıcının performansının değerlendirilmesini ve sözleşmenin yürütülmesinde öğrenilen derslerin belgelendirilmesini içerir.
Proje alımı kesin bir bilim değildir. Bu işlem genel olarak endüstride kabul edilmesine rağmen, fiili uygulama kuruluşlar arasında farklılık gösterebilir. Proje tedarik yöneticileri tarafından kullanılan stratejileri öğreten birçok kurs mevcuttur. Topluluk kolejleri ve üniversitelerin genişletilmiş eğitim bölümleri bu konuda genellikle sınıflar sağlar.
