Satınalma siparişi yönetimi, bir iç işletme muhasebe fonksiyonudur. Şirketler stokları, operasyonel varlıkları ve mal veya hizmet üretmek için gereken diğer maddeleri elde etmek için bir satın alma işlemini kullanır. Satınalma siparişleri, farklı kaynaklar satın almak için belirli yetkiler veren dahili bir dokümanı temsil eder. Büyük şirketler genellikle küçük işletmelerden daha iyi tanımlanmış bir satın alma siparişi sürecine sahiptir. Büyük şirketler, çalışanların bu işlem için standart işletim prosedürlerini takip etmelerini sağlamak için satınalma siparişi yönetimi politikaları oluşturur.
İşletme sahipleri genellikle işteki belirli kişilere satınalma siparişi yetkisi verir. İşletme sahipleri, yöneticiler ve üst düzey yöneticiler, genellikle operasyon yöneticilerinin departmanları için satın alma siparişlerini onaylamalarına izin verir. Birkaç bin dolar gibi önemli dolar tutarı için satınalma siparişleri, bir yöneticinin yetkisine ihtiyaç duyan tek satınalma siparişleridir. İşletme sahipleri ve üst düzey yöneticiler, şirketin işletme faaliyetlerinin aşırı gözetim olmadan devam edebilmesini sağlamak için bu yetkiye sahiptir.
Şirketler, birkaç satıcı veya tedarikçinin gözden geçirilmesini gerektiren bir satınalma siparişi yönetim sistemi kullanabilir. Bu gereklilik, şirketin ekonomik kaynaklar için mümkün olan en düşük maliyeti elde etmesini sağlar. İmalat, üretim ve inşaat şirketleri genellikle bir teklif / teklif satınalma sipariş sistemi kullanır. Bir teklif / teklif sistemi, tedarikçilere ve tedarikçilere, ekonomik kaynak alımlarıyla ilgili belirli bilgileri içeren bir şirket sunmalarını sağlar. Satıcılar ve tedarikçiler, teklif / teklifte listelenen tüm hizmetleri tamamlamak için her bir kalem için maliyeti, mevcut teslimat sürecini ve gereken süreyi gösterir. Bu süreç, şirketi ekonomik kaynak edinimi ile ilgili çok miktarda ayak işi yapmaktan kurtarır.
Büyük işletmeler, genellikle kaynakları elde etmekten yalnızca bir satın alma departmanına sahiptir. Bu departman yetkili satınalma siparişini alır ve satıcıya veya tedarikçiye gönderir. Satın alma departmanı, satıcının satınalma siparişindeki tüm sözleşme yükümlülüklerini yerine getirmesini sağlamak için malların mevcudiyetini gözden geçirir. Satınalma siparişindeki takip sorunları veya değişiklikler onay için operasyon yöneticisine gönderilebilir. Satınalma departmanı, yalnızca satınalma siparişi yönetim sisteminde sipariş verme işlemini gerçekleştiren bir aracı fonksiyondur.
Mal veya hizmet alındığında veya tamamlandığında, satıcılar ve tedarikçiler ödeme talebinde bulunmak için şirkete bir fatura gönderir. Bu, satınalma siparişi yönetim sisteminin son sürecine başlar. Fatura, şirketin muhasebe departmanı tarafından incelenir. Muhasebe bölümünde, ödenecek hesaplar satınalma siparişi belgesini gözden geçirmek ve ödemeleri yapmaktan sorumludur. Birçok şirket üç yollu eşleştirme sistemi kullanır. Borç hesapları, iç satınalma siparişini alıcı evrak ve satıcı faturalarına karşı inceleyecektir. Şirketler sadece üç evrak işinin hepsi aynı olduğunda ödemeler yapacaklar. Muhasebe memurları, bilgileri şirketin muhasebe yazılımına girecek, bir çek yazdıracak ve satıcıya verilen ödemede yetkili bir imzalayanın imzalanmasını sağlayacaktır.
