Bir kayıt ömrü, bir belgenin yaratılıştan imha edilmesine kadar olan her aşamasını ana hatlarıyla belirtir. İşletmelerin ve ajansların farklı aşamalardaki bilgilerin depolanması, korunması, geri alınması ve imhası için planlamalarına yardımcı olur. Kayıtlar, yaşam döngüsü yönetim sistemlerinde genellikle çok miktarda bilgiyi uygun ve güvenli bir şekilde kontrol eder.
Planlama, kayıtlar yaşam döngüsü yönetimi süreçleri uygulanmadan önce yaygın olarak yapılır. Prosedürleri günlük rutinlere dahil etmek, kayıtları kontrol altında ve güvende tutar. Bu planlama genellikle, kayıt ömrü boyunca toplama, organizasyon, bakım ve imha etme tekniklerini içerir.
Kayıtların tanımı, görsel ve işitsel fotoğraflar, grafikler, haritalar, filmler ve kasetler içerir. Bir kayıt, genellikle diğer ekipmanların yardımıyla çoğaltılabilecek her şeye eşittir. Bir kuruluşun içinden veya dış kaynaklardan gelen verileri tanımlar ve bir kayıt resmi veya gayri resmi olarak kabul edilebilir. Resmi kayıtlar genellikle belirlenmiş bir ömre sahip bilgileri gösterir.
Resmi kayıtlar, bir kamu kurumunun mali belgelerini ve yasanın kamu kaydı olarak tanımladığı diğer bilgileri içerir. Mahkemede kullanılabilecek yasal bilgiler aynı zamanda tutulması gereken resmi bir kaydın sınıflandırmasına girebilir. Birçok yargı alanındaki yasalar, mahkeme kayıtları gibi resmi kayıtların korunması için zaman çizelgelerini zorunlu kılmaktadır.
Kayıtlar e-postalardan, kaydedilen telefon görüşmelerinden, basılı belgelerden ve kararların nasıl geliştiğini gösteren diğer verilerden oluşturulur. Gelecekte bir işletme veya kuruluş için faydalı olabilecek herhangi bir şey genellikle kayıt yaşam döngüsüne göre korunur. Teknolojideki ilerlemelerle, işletmeler genellikle kağıt depolama alanlarına olan ihtiyacı ortadan kaldırmak için elektronik olarak kayıtları depolar.
Bilgilerin düzenlenmesi ve kullanım faktörlerinin yaşam döngüsü yönetimi kayıtlarına tespiti. Bir kayıt, gerektiğinde veya talep edildiğinde kolay erişim için kataloglanmalı veya dosyalanmalıdır. Formlar, yazışmalar ve kopya kopyalar genellikle anlaşılması ve gezinmesi kolay bir dosyalama sistemi kullanılarak saklanır.
Bu kayıtlar ayrıca, özellikle kalıcı kayıt ömrü olan değerli bilgileri temsil eden veriler için bir bakım ve koruma planı gerektirir. Birçok bölgede, tarihi değerli kayıtlar devlet depolarında arşivlenmektedir. Bu belgelere örnek olarak doğum ve ölüm kayıtları ve başkanlık belgeleri dahildir.
Veriler yaşam döngüsünün sonuna ulaştığında, yıkıma izin verilir. Tasfiye taslak belgeler veya resmi kayıt hazırlamak için kullanılan malzemeler için uygun olabilir. Kopyalar ayrıca, orijinal bir şekilde muhafaza edildikten sonra da imha edilebilir. Bazı işletmeler bir kaydın yaşam sürelerini takip etmek için bağımsız servis sağlayıcıları kullanır.
