Kayıt yönetimi (RM), oluşturuldukları andan itibaren, atılmaları gereken noktaya kadar kayıtların işlenmesi için bir işlemdir. Kayıt yönetimi uygulayan kişiler, genellikle belirli endüstri türleri ve işletmeler için eğitim de dahil olmak üzere bu alanda kolej derecelerine ve uzmanlık eğitimine sahiptir. Büyük kurumlar için kayıtları yönetmek, büyük bir personel için tam zamanlı bir iş olabilirken, küçük kuruluşlar kayıtlarını idare etmek için bir sekreter veya ofis asistanına güvenebilir.
İyi uygulanmış bir kayıt yönetim sistemi, oluşturma noktasında başlar; kayıtları kullanışlı, tutarlı ve erişimi kolay hale getirmek için tasarlanmış standart bir kayıt oluşturma sistemi ile başlar. Bu standartlar, kaydın biçimlendirilmesinden, bilginin içeride sunulmasına kadar her şey için geçerlidir. Bir kez oluşturulduktan sonra, bir kayıt kaydedildiği, izlendiği ve bakımı yapıldığı bir kayıt yönetim sistemine girer.
Birisi bir kayda erişmesi gerektiğinde, sistem kaydın bulunmasına izin verir. İndeksleme girişleri, bir kaydın tamamlandığını onaylamak ve kaydın nasıl ve ne zaman kullanıldığı ile ilgili notlar almak için kullanılabilir. Sistem, insanlar kayıtlarının kopyalarını almak istediklerinde sıkça karşılaşılan bir uygulama olan kayıtlara erişim ücretlerini değerlendirmek için de kullanılabilir. Kaydın yararlı ömrünün sonunda, arşivleme, imha etme veya başka yollarla elden çıkarılabilir.
Yönetim altındaki kayıtlar dijital veya fiziksel kayıtları ve bazen her ikisinin bir karışımını içerebilir. Daha fazla şirket kağıtsız bir ofis biçimine geçtikçe, bu sürecin bir kısmı fiziksel kayıtları sayısallaştırmayı ve ofisteki kayıt yönetim sistemi odasının büyümesini sağlayan veritabanlarını oluşturmayı da içeriyordu.
Kayıt yönetiminin kritik bir yönü, sektörün yanı sıra yasalar için de genel kabul görmüş standartlara uymaktır. Örneğin tıbbi ve yasal kayıtlar, gizlilik nedeniyle kontrol edilmeli, muhasebe kayıtları ise muhasebe standartlarına uymalıdır. Birlikte çalışan ve kayıtları işleyen insanlar, arşiv uygulamaları, güvenlik ve kayıt organizasyonu konularında eğitim alırlar; böylece etkin ve verimli çalışabilirler.
Kayıt yönetimi ile ilgili alanlarda ileri derecelere sahip kişiler, sayısız iş imkanı sunmaktadır. Bunlar arasında kapsamlı arşivlerin ve kayıtların yönetilmesi, kayıt tutucular için standartlar ve uygulamalar geliştiren kuruluşlarla çalışılması ve kayıt yönetiminde kullanılan yazılımın tasarımına yardımcı olmak yer almaktadır. İleri derecelerden yoksun olan uygulayıcılar, ele almak istedikleri kayıt türlerine bağlı olarak, geniş deneyime sahip olsa bile, daha sınırlı istihdam fırsatlarına sahip olabilirler.
