Harcama analizi, işletmelerin, harcamayı azaltma hedefi ile birlikte, şirketin para harcadığını izlemek için kullanılan bir yöntemdir. Satıcılar, satın almalar ve siparişler hakkındaki bilgiler düzenlenir ve ardından modeller için analiz edilir. Çok fazla miktarda bilgi bulunduğundan, çoğu şirket harcama analizi yapmak için özel yazılım kullanmaktadır.
Veri toplama ve analiz etme işlemi ilk göründüğünden daha zordur. Harcama analizinin etkili olması için, bir şirketin harcama modellerinin tüm yönleri dikkate alınmalıdır. Bu bilgiler genellikle şirketin her bir bölümündeki ayrı bilgisayar sistemlerinde saklanır. Bölümler hem mesafe hem de dil ile ayrılabilir. Tüm bu verilerin toplanması ve kullanılabilir bir formata düzenlenmesi çok zaman ve para harcıyor.
Karmaşıklığın büyük kısmı harcama analizini kolaylaştırmak için yazılım kullanılarak kaldırılabilir. İlk harcama analizi yazılımı 2000'li yılların başında oluşturuldu. Yazılım hala çok pahalı olsa da, insan emeğinin gerekliliğini ortadan kaldırıyor ve elde edilen bilgiye erişmek için kolay bir arayüz oluşturuyor.
Yazılım, mevcut kayıt tutma sistemlerinden veri çekerek çalışır. Bunlar basit elektronik tablolar, depo verileri veya diğer kaynaklar olabilir. Bu veriler daha sonra temizlenir, bu, formatlamanın standartlaştırıldığı, yinelenen kayıtların birleştirildiği ve eksik ayrıntıların bulunduğu anlamına gelir. Yazılım daha sonra verileri endüstri standartları ve şirket tarafından belirlenen standartlara göre sınıflandırır. Tedarik uzmanları daha sonra raporlar ve analizler için verilere erişebilirler.
Harcama analizinin önemli bir yönü tedarikçilerin değerlendirilmesidir. Harcama analizi, hangi tedarikçilerin şirketten en fazla para kazandığını gösterebilir. Şirket bu bilgileri daha iyi fırsatlar için pazarlık yapmak veya sözleşmeleri yeniden pazarlık etmek için kullanabilir. Çoğu şirket, en iyi hizmeti sunan tedarikçileri veya toplu alımlar için indirimli fiyatları tercih etti. Analiz, halihazırda tercih edilmeyen bir satıcıdan satın alınan sarf malzemelerinin veya hizmetlerin daha düşük bir fiyata tercih edilen bir satıcıdan alınabileceğini ortaya çıkarabilir.
Şirket ayrıca birçok tedarikçiden benzer malzeme veya hizmetler satın alıyor olabilir. Bu parçalanmış mal olarak bilinir. Birkaç tedarikçiden bir dizi küçük alım yerine tek bir tedarikçiden büyük bir satın alım yaparak para tasarrufu sağlanabilir.
Harcama analizi aynı zamanda maverick harcamaların belirlenmesine yardımcı olur. Bu, sözleşme kapsamında olmayan alımlar yapıldığında meydana gelir. Bir sözleşme olmadan şirketten, tercih edilen bir tedarikçiyle yapılan sabit bir sözleşmeyle belirtilen görüşülen fiyat yerine tam fiyat alınır. Bu tür bir harcama, bir şirkete zaman içinde çok paraya mal olabilir.
