Stratejik tedarikin temel konsepti, gelişmiş planlama, planlama ve grup satın alma girişimleri sayesinde bir firmanın önemli maliyet tasarrufları yaşayabilmesidir. Sert dolar tasarrufuna ek olarak, daha verimli bir işletme operasyonu ve dolayısıyla karlılığı artırarak elde edilen ilave tasarruflar olacaktır. Bir şirket içinde stratejik tedarikin uygulanması, üç tedarik konseptine odaklanmayı gerektirir: grup satın alma, merkezi tedarik hizmetleri ve tedarik veri yönetimi sistemlerinin kullanılması.
Stratejik tedarikte kavramlar, iş birimi ile finansal hizmetler arasında iletişim ve işbirliği yapılmasını ve tedarikin etkili bir şekilde uygulanmasını gerektirir. Planlı satın almayı teşvik etmek gibi basit bir kavram bile, iş birimiyle görüşülmezse büyük operasyonel sorunlara neden olabilir. Örneğin, bir fırın o hafta için planlanan iş emirlerine dayanarak her hafta kuru mal sipariş edebilir. Satın alma departmanı bu malzemeleri iki haftada bir sipariş etmenin daha uygun maliyetli olduğuna karar verirse, fırın depolama, erişim ve kayıp önleme konusunda zorluklarla karşılaşacaktır.
Grup satın alma, şirket içindeki farklı bölümler için toplam kaynak gereksinimlerini birleştirme ve bir ayakta satın alma siparişi verme işlemidir. Bu tek sipariş, birden küçük siparişlerden daha büyük bir miktar içindir. Bu nedenle, birim maliyetler daha düşük tedarikçi ile müzakere edilebilir. Departmanlar fiziksel olarak çeşitli binalarda bulunuyorsa, sözleşme teslimat pencerelerini belirleyebilir ve teslimat masrafları konusunu ele alabilir. Bu uygulama, entegre bir stratejik tedarik iş planının bir parçası olarak büyük firmalarda oldukça yaygındır.
İdari ek masraflar, tüm satın alma işleminin ödeme döngüsünün organizasyona maliyetidir. Bu, tedarik personeli için maaşları ve destek ücretlerini, fatura işlemlerini, üretimi kontrol etmeyi ve satıcı taleplerinin çözümlenmesini içerir. Organize, yönetilen bir süreç, her mal için sadece bir kez gerçekleştiğinden, bu maliyetlerin önemli bir kısmını ortadan kaldırır. Merkezi tedarik personeli, iş birimlerine daha fazla destek sağlayabilir ve politikanın izlenmesini sağlayabilir.
Satın alma veya satın alma yönetim sistemleri genellikle büyük muhasebe yazılımlarının veya kurumsal kaynak planlama çözümlerinin bir parçası olarak sağlanır. Bu modül, satınalma talepleri oluşturmak ve satınalma siparişleri ile faturalarını ve mal girişlerini işlemek için kullanılır. Ek olarak, bu tür bir sistemde yerleşik olan analiz ve raporlama araçları, tedarik departmanının iş sürecini yönetmesini, kuruma genel maliyetleri belirlemesini ve potansiyel tasarruf fırsatlarını belirlemesini sağlar. Raporlar, politikaya uyumu sağlamak ve herhangi bir yasal zorluğa cevap olarak kanıt olarak da kullanılabilir.
