Telekonferans yazılımı, farklı yerlerdeki birden fazla kişinin bir telekomünikasyon sistemi kullanarak birbirleriyle duymalarını ve konuşmalarını sağlayan bir bilgisayar programıdır. Bu tür bir yazılım genellikle uluslararası işletmelerde kullanılır, ancak bir ülkenin farklı bölgelerinde bulunan şubeleri olan organizasyonlarda da bulunabilir. Üç tür telekonferans yazılımı vardır: ses, video ve multimedya.
Telekonferans yazılımının temel amacı, fiziksel mesafenin yarattığı iletişim engellerini ortadan kaldırmaktır. Farklı yerlerde birden fazla kişi aynı çağrıya katılabilir. Yazılım, büyük kuruluşlar için çok uygun maliyetlidir ve iletişimi geliştirirken değerli zaman kazandırır.
Yalnızca sesli telekonferans en yaygın olanıdır. Dahili bir yazılım programı kullanıyorsanız, tüm çağrı katılımcıları dahili bir numarayı arayarak yazılıma erişirler. Program, tüm farklı kullanıcıları yönetir ve bir çağrı kimlik numarası kullanarak doğru konferansa bağlantı sağlar. Bir servis sağlayıcı kullanırken, çağrı katılımcıları tipik olarak 1-800 arasında bir numara çevirir ve aramaya katılmak için bir konferans numarası girin. Birincil fark, maliyetlerdir.
Görüntülü telekonferans, yalnızca sesli telekonferans ile aynı özelliklere sahiptir, ancak görsel bir bileşen ekler. Bu yöntem diğer katılımcıları görmenin avantajlı olduğu durumlarda kullanılır. Video kaynağı olarak hareket edebilmek için herkesin bir web kamerası veya benzeri bir cihazı olması gerekir. Katılımcılar genellikle herkesi aynı anda veya sadece konuşan kişiyi görüntülemek için ekranı değiştirebilir.
Multimedya telekonferans yazılımı, deneyime bilgisayar yazılımı işlevselliği ekler. Çağrı katılımcıları belirli bir İnternet Protokolü (IP) adresine erişebilir ve diğer katılımcıların bilgisayar ekranında tam olarak ne olduğunu gerçek zamanlı olarak görmelerini sağlayabilir. Bu, yazılım özelliklerini göstermek, bilgi paylaşmak veya belirli bir işlevi göstermek için mükemmel bir araçtır.
Telekonferans yazılımını yönetmenin iki yolu vardır: dahili olarak veya bir servis sağlayıcı aracılığıyla. Şube ağı bulunan çok büyük şirketler telekonferans yazılımlarını dahili olarak uygulamak ve desteklemek için daha düşük maliyetli bulabilirler. Bu şirketlerin birçoğu zaten tüm telefon ve faks hatlarını yönetmek için bir telekomünikasyon yazılım paketine yatırım yaptı. Çoğu durumda, telekonferans aynı yazılımın ek bir modülüdür.
Harici bir servis sağlayıcı, yıllık bir sözleşme veya kullanım başına bir ücretle telekonferans yazılımına erişim sunar. Sağlanan özellikler listesi, genellikle çok sayıda insan için yalnızca telefonla yapılan temel aramalardan İnternet tabanlı telekonferanslara kadar her şeyi içerir. Bu hizmetin maliyeti genellikle eşzamanlı katılımcı sayısına bağlıdır ve bu kaynak kullanımını temsil eder.
