Bir değişiklik yönetimi süreci, büyük bir sistem veya organizasyon içindeki değişimi kontrol etmek ve yönetmek için kullanılan bir dizi iş uygulamasıdır. Terim en yaygın sistem mühendisliği veya büyük inşaat projelerinde kullanılır. Değişim yönetiminin amacı, müşteri ile servis sağlayıcı arasında, kabul edilen spesifikasyonlardan istenen değişiklik, zaman dilimi üzerindeki etki ve bu değişikliklerin öngörülen maliyeti hakkında net bir iletişim sağlamaktır. Bu işleme eklenen bir bonus, değişiklik talepleri için yetkilendirmenin doğrulanmasıdır.
Değişim yönetimi sürecinin tamamı üç maddeden oluşur: değişimin talep edilmesi, değişimin yapılması için zaman ve maliyetin değerlendirilmesi ve değişikliklerin uygulanması. Proje bir bilgi teknolojisi projesi veya inşaat projesiyse, bu adımlar aynı kalır. Resmi bir değişim yönetimi sürecine katı bir şekilde bağlı kalmanın mahkemeler tarafından sözleşmelerdeki değişiklikleri yönetmek için geçerli bir araç olarak tanındığını belirtmekte fayda vardır. Süreçte talep edilen ve onaylanan değişiklikler, talep edenin yetkisine bakılmaksızın firma tarafından ödenmelidir. Firmanın iç onay sürecini takip eden bir iş uygulaması tasarladığı varsayılmaktadır.
Değişiklik taleplerini yönetmek için birçok şirket gerekli tüm bilgileri sağlayan bir form tasarlar. Örneğin, bir değişiklik talebi formu tipik olarak talep edenin adını ve ismini, talep için rasyonel olan işi, gereken işlevselliği ve genel sonuçları gerektirir. Ayrıca, sorumlu kişilerin ve değişiklikleri test edip kabul edecek kişilerin adları da dahil edilmiştir. Formun alınması ve gözden geçirilmesi üzerine, sistem yöneticisi talebe bir takip numarası atar.
Sistemden veya projeden sorumlu kişi artık istek ayrıntılarını gözden geçirmekte ve gerekli kaynakları, zaman tahsisini ve bu değişikliğin uygulanmasıyla ilgili maliyetleri hesaplamaktadır. Bu süreçte, başvuru sahibinden istenen sorular veya açıklamalar olabilir. Bu bilgi değişiklik talebi formuna dahil edilmiştir.
Maliyetler kabul edilirse, talep genellikle değişiklik yönetimi sürecinin bir parçası olarak öncelikli diğer değişiklik talepleri listesine eklenir. Çalışma, gereklilikleri açıklığa kavuşturmak ve gerekli değişiklikleri yapmak için sistem veya proje yöneticisi ile irtibat kuracak olan belirli bir alana atanır. Bir bilgi teknolojisi ortamında, bu değişiklikler bir test sisteminde yapılır. Değişikliklerin orijinal gereksinimlerini karşıladığından ve olumsuz sonuçlar yaratmadığından emin olmak test uzmanlarının sorumluluğundadır. Testin başarıyla tamamlanmasının ardından, değişiklikler üretime veya canlı sisteme taşınır. Bu değişiklik sonucunda oluşan sorunlar veya yeni sorunlar gözden geçirilir ve ilave değişiklik, test ve uygulama döngüsüyle sonuçlanabilir.
