Harcama döngüsü, bir işletmenin veya tüketicinin verilen bir mal veya hizmetin alımının tam olarak ödendiği noktaya kadar gerekli olduğuna karar verdiği noktadan ne olacağını tanımlamaya yardımcı olan bir süreç türüdür. Döngüde yer alan adımların sayısı ve türü, araştırmanın ve nihayetinde satın alma işlemi için izin almanın karmaşıklığına bağlı olarak değişecektir. Süreç ayrıca, bu alımlar için ödemelerin ne zaman ve nasıl ihale edileceğine karar verilmesine dahil olan politika ve prosedürlere dayanarak karmaşık olabilir.
Birçok şirket için harcama döngüsü, belirli bir satın alma işlemi için izin verilmesiyle başlar. Tipik olarak, satın almak isteyen taraf, bir satın alma acentesine veya departmanına talep formu olarak bilinen şeyi sunmalıdır. Temsilci talebi kabul ederse ve istenen kalemin şirketin fiyatlandırma kuralları ve bütçe kısıtlamaları dahilinde olduğunu tespit ederse, döngüdeki bir sonraki adım bir satınalma siparişi numarasının verilmesini içerir. Bu noktada, asıl talebi gönderen taraf yetkili satıcıyla temasa geçebilir ve siparişi verebilir, dikkatle, satın alma aracısı tarafından atanan satınalma siparişi numarasının, sipariş için faturada bulunan detayın bir parçası olarak dahil edilmesi gerektiğini not edin.
Sipariş verildikten ve istenen ürün teslim edildikten sonra, harcama döngüsündeki bir sonraki adım, ürünün alındığının muhasebeleştirilmesini ve maliyetin şirket yapısı içindeki belirli bir departmana veya bölüme tahsis edilmesini içerir. İlgili şirketin türüne bağlı olarak, ürün, belirli bir bölüme dağıtılıncaya kadar aktif bir envantere yerleştirilebilir. Örneğin, şirketin satışa sunduğu malların yaratılmasında kullanılan hammaddeler, serbest bırakılıp üretim sürecinde ilk bağlantı olarak görev yapan departmana yüklenene kadar bir şirket deposunda tutulabilir.
Bir harcama döngüsündeki son adımlar, satın alınan mallar için ödeme planlamasını içerir. Bazı durumlarda, teslimat sırasında ödemenin ne zaman yapılması gerektiği gibi, döngü çok kısadır. Diğer zamanlarda, harcama döngüsünün bu son kısmı, satıcılar tarafından tayin edilen vade tarihlerine göre mevcut ödenmemiş faturaları düzenleyebilir ve her ödeme için her bir faturayı gözden geçiren ve onaylayan bir hesaplar oluşturulabilir. Bu noktada, ödemenin faturada listelenen fiili vade tarihinden önce veya öncesinde yapılması planlanıyor. Şirket politikalarına bağlı olarak, bu ödeme, satıcı hesabına yapılan elektronik bir transfer ya da satıcı tarafından verilen havale adresine hazırlanan ve gönderilen bir kağıt çek şeklinde olabilir. Tipik olarak, ödeme işleme koyulduktan ve veren bankayı temizledikten sonra harcama döngüsü tamamlanır.
