Daha çok HRIS sistemi olarak adlandırılan İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi, her tür personelle ilgili bilginin izlenmesine izin vermek için tasarlanmış bir veritabanıdır. HRIS sistemi herhangi bir sayıda İnsan Kaynakları ihtiyacına uyacak şekilde özelleştirilebildiği için, sistemi herhangi bir şirkete veya endüstri ortamına uyarlamak mümkündür. HRIS Sistemi, başvuru sahipleriyle temasları tanımlama ve izleme, şirketteki her çalışanın durumu hakkında temel verileri sağlama ve genel olarak İnsan Kaynakları yönetimi sürecini sürdürmeyi daha kolay hale getirme gibi görevler yapabilir.
HRIS Sisteminin en çekici yönlerinden biri, kişiselleştirme kolaylığıdır. Sistemi işverenin istediği kadar kapsamlı hale getirmek mümkündür. Bu, sisteme belirli modüller tanımlayıp ekleyerek ve her modülle ilgili özellikleri etkinleştirerek gerçekleştirilir. Örneğin, eğer HRIS Sistemi yeni işe alınanlar ve mevcut çalışanlar için eğitim işlevlerini izlemesi gerekiyorsa, planlama yazılımı modülü genel eğitim programını planlamayı mümkün kılar ve ayrıca programın her bölümüne kimlerin katıldığını ve başarıyla tamamladığını takip eder .
HRIS Sistemi her türlü İnsan Kaynakları fonksiyonunu yerine getirme yeteneğine sahiptir. Yetenekler işe alım süreci ile başlar ve başvuru sahiplerinin ilk başvurunun sunulmasından istihdam teklifine kadar izlenmesini kolaylaştırır. Çalışan raporlamasına gelince, HRIS çalışan değerlendirmeleri, farklı bir departmana transfer talepleri veya bir terfi için kurum içi başvuru hakkında bilgi sağlayabilir. Bu tür raporlama yetenekleri, HRIS Sisteminin bir kullanıcısının başvuru zamanından itibaren tüm promosyonlar, değerlendirmeler ve ücret artışları yoluyla belirli bir çalışanın tüm geçmişine erişmesini ve gözden geçirmesini mümkün kılar. Sistem, çalışanlara verilen verimlilik ödüllerini ve ayrıca bir liyakat programına katılım sonucunda çalışanın neden olabileceği primleri belirlemek için bile kullanılabilir.
İlk kurulum sırasında HRIS Sistemindeki tüm modüllerin etkinleştirilmesi gerekli değildir. Şirket büyüdükçe ve İnsan Kaynakları fonksiyonlarının kapsamı genişlemeye başladıkça, ilave modülleri gerektiği gibi etkinleştirmek mümkündür. Bu, sistemin şirketle birlikte büyümesini sağlar ve İnsan Kaynakları yönetimi sürecini işletme genişledikçe daha basit tutmaya devam eder.
