İşletmeler ve organizasyonlar çalışanları işe aldıklarında birçok kez, bir iş pozisyonunu en iyi şekilde yerine getirebilecek ideal insan tipinin bir özetini oluşturur. Bu özette, işin oluşturduğu görevleri etkin bir şekilde tamamlamak için gereken becerilerin bir listesi bulunur. Çoğu şirket, bu tür bir özeti bir kişi spesifikasyonu olarak adlandırır. Detaylı bir kişi spesifikasyonu oluşturmak işverenlere faydalar sağlar, ancak aynı zamanda sakıncaları da vardır. Etkili bir kişi spesifikasyonu oluşturmak için izlenmesi gereken bazı kurallar vardır.
Bir kişinin spesifikasyonu içerisinde, genellikle bir kişinin iş pozisyonunu etkin bir şekilde yerine getirebilmesi için ihtiyaç duyduğu tüm gerekli beceri, eğitim ve deneyimi içeren ayrıntılı bir listedir. Spesifikasyonların çoğu, bir iş pozisyonunun unvanını ve şirket içinde hangi seviyeye düştüğünü içerir. İşin yeri ve yeni çalışanın rapor vereceği üst düzey çalışan da listelenmiştir. Tüm iş pozisyonları akılda tutularak oluşturulduğundan, çalışanın ulaşması gereken hedeflerin yanı sıra tamamlanması gereken görevler de listelenir.
Bir kişi belirtimi iş tanımından farklı olsa da, işverenler için hala çok faydalıdır. Kişi spesifikasyonları başvuru sahipleri tarafından görülmez, sadece işe alımlar tarafından iş tanımlarından farklılaştırılan personel işe alınır. Bir işveren bu tip bir şartname oluşturduktan sonra, hangi iş başvurusunda bulunan adayların, aynı zamanda ideal olmayan adayları en iyi şekilde yerine getirme potansiyeline sahip olduğunu kolayca belirleyebilir. Bu, bir işletmenin işe alım süreçlerini mümkün olan en verimli şekilde tamamlamasını sağlar.
Bir kişi spesifikasyonu, bir işletme için işe alım sürecini çok daha kolay hale getirebilse de, hala sakıncaları vardır. Etkili bir şekilde oluşturulmamışsa, bu şartname bir takım sebeplerden dolayı yasal sonuçlara dayanabilir. Kişi spesifikasyonlarında listelenen terminoloji, iş pozisyonuna uygun olmayan önyargıları asla ifşa edemez. Bunu yapmak şartnamelerin ayrımcı kabul edilmesine neden olabilir.
Bir işveren, iş pozisyonları için kişi spesifikasyonları oluşturduğu zaman, çeşitli kurallara uymalıdır. İşveren, doldurulan iş pozisyonunda geçerli olmayan hiçbir şart veya şartı asla içermemelidir. Tarafsız veya tarafsız bir şekilde değerlendirilebilecek herhangi bir kriter de asla dahil edilmemelidir. Mümkün olan en uygun kişiyi işe almak için, fazla mesai yapmaktan, görev ve şartlardan kaçınılmalıdır. Bir işveren ayrıca her gereksinimin neden dahil edildiğinin nedenlerini de içermelidir. Bir kişi belirtimi de geçerliliğini sağlamak için periyodik olarak güncellenmeli ve gözden geçirilmelidir.
