Projenin yaklaşım planını vurgulamak için proje yönetiminde bir proje başlatma belgesi (PID) veya proje özeti kullanılır. Bir PID'nin spesifik bölümleri organizasyonlar ve proje metodolojisi arasında farklılık gösterir. Genel olarak, her biri tanımı, durumu, teslimatları, kısıtlamaları, riski, üyeleri, iletişim planını, proje toleransını ve imzaları içeren projeyi tanımlayan bazı temel bilgileri kapsar.
Proje tanımı belgelerde önemli bir bölümdür. Projenin amaçlarını, hedeflerini ve istenen sonuçlarını, her birinin nasıl ölçüleceğini ve tamamlanacak işin kapsamını tanımlayacaktır. Proje başlatma belgesi, dahil edilecek ve hariç tutulacak özellikleri açıkça belirtmelidir.
Proje için bir iş vakası şarttır. Bu bölüm, maliyet karşılığında projenin kuruma vermesi beklenen değeri açıklamalıdır. Bir proje masrafını ve çabasını haklı çıkarmak için yeterli fayda sağlayamazsa, büyük olasılıkla finanse edilmeyecektir.
Proje teslimatları belgelenmelidir. Teslim edilebilirler, program kodunu veya projeden kaynaklanan diğer ürünleri ve hizmetleri içerebilir. Ayrıca, işletme gereksinimleri, test planları ve eğitim kılavuzları gibi diğer belgeleri de içerebilir.
PID projeyle ilgili tüm kısıtlamaları listelemelidir. Kısıtlamalar, projeyi etkileyebilecek ancak proje yöneticisinin kontrolü dışında olan dış faktörlerdir. Kod sağlayan bir üçüncü taraf yazılım geliştiricisi gibi varsayımlar da belgelenmelidir.
Tüm projelerin riskleri var. Proje yöneticisi, bir risk kütüğü veya kütüğü kullanarak risk dokümanı risklerini tanımlamalıdır. Riskler, mümkün olduğunda izlenmeli ve önlenmeli veya azaltılmalıdır. Proje yöneticisi önlenemeyenleri yönetmek için planlar geliştirmelidir.
Bir personel listesi ve bir zaman çizelgesi ayrıca bir proje başlatma belgesinin temel bileşenleridir. Her proje üyesinde görev ve sorumluluklar listelenmelidir. Proje planlama bölümü, kritik iş parçalarının teslimi için zaman çizelgesine genel bir bakış sunar.
Bir kuruluş bir PID'de bir iletişim planı içerebilir. Bu plan ekip üyeleri ile yapılacak çeşitli toplantılar içerebilir. Ayrıca, üst yönetime ve projeden etkilenebilecek son kullanıcılara beklenen iletişimi de belgeleyebilir.
Birçok kuruluş proje toleransları belirledi. Toleranslar, projenin plana göre yaptığı fiili iş miktarı ve masrafla ilgilidir. Planlanan zaman çerçevesi ve bütçesinin izin verilen varyansı dahilinde faaliyet göstermeyen bir proje ek yönetime genel bir bakış açısına tabi olabilir. Bu bilgiler proje başlangıç belgesinde de bulunabilir.
Çoğu PID imza için bir alana sahiptir. Yöneticiler ve yöneticiler genellikle belgeyi imzalamalıdır. İmzaları, projeye çalışanlarını finanse etmek veya tahsis etmek yoluyla projeye destek vereceklerini göstermektedir.
