Kayıtlı bir ofis, bir şirketin ticari faaliyetlerini düzenleyen devlet kurumu ile listelenen resmi bir lokasyonudur. Bazı yargı bölgelerinde, şirketin ana merkezinin kayıt ofisi olarak atanması gerekir. Diğer yargı bölgeleri, şirket adına posta alabilen kayıtlı bir ajan olduğu sürece, herhangi bir fiziksel konumun kullanılmasına izin verir. Birkaç yargı alanı, şirketlerin ihtiyacı karşılamak için bir postane kutusu kullanmalarına izin veren, kayıtlı bir ofis yerine kayıtlı bir adres gerektirir.
Çoğu ülke, belirli bir ülkede iş yapmak için yasal yetki almak için yeni şirketlerin bir devlet kurumuna kaydolmalarını ister. Bu, hükümetin ticari faaliyetlerin çeşitli yönlerini kontrol etmesine olanak sağlar ve halkı her türlü haksız uygulamadan korumasını sağlar. Kayıt sürecinin bir parçası olarak, şirketler kamu kaydının bir parçası olan resmi iletişim bilgilerini sağlar, böylece hükümetin veya müşterileri uyum sorunu veya dava durumunda sorumlu bir tarafla iletişim kurabilir. Şirketin kayıtlı ofisinin posta adresi, her şirketin sağlaması gereken resmi iletişim bilgileridir.
Kayıtlı ofis tanımları, yetki alanına bağlı olarak farklılık gösterir. Ticari kayıtlar genellikle belirli bir yasaya göre yetkilendirilir ve bu da hangi ofis türünün şartı yerine getireceğini gösterir. Kanun, bir şirketin ana karargah adresini kullanmasını gerektirebilir ya da orada kayıtlı bir ajan olarak görev yapacak bir kişi ile birlikte ya da olmadan, posta alabilecek herhangi bir fiziksel konumu gerektirebilir.
ABD’de, örneğin, işletme kayıtları, eyalet yasalarına göre yetkilendirilir. Her eyalet ticaret statüsü kayıt sürecini ana hatlarıyla belirtir ve bir şirketin kayıtlı ofisi olarak nitelendirilecek iletişim bilgilerinin türünü tanımlar. Bazı eyaletlerde bir şirketin çalışma yeri kullanması gerekir. Diğerleri, şirketlerin bir sahibinin veya bir yönetim kurulunun evi gibi herhangi bir fiziksel konumu kullanmalarına izin verir.
Bazı ABD eyaletleri, ofisin bir iş yeri olması gerekmese bile, işyerinde ulaşılabilen tescilli bir acenteye ihtiyaç duymaktadır. Herkes, şirketin sahibi de dahil olmak üzere tescilli temsilci olarak hizmet edebilir, ancak iş kayıtlarının bu şekilde yapılmasına izin verdiğini belirtir; ayrıca, şirketin tescilli acentesi ve ofisi olarak bir ücret karşılığında hareket edecek bir şirket hizmetleri sektörü vardır. Bu, bir şirketin iletişim gereksinimlerini karşılamak için bir ofis açmasına gerek kalmadan bir eyalette kayıt olmasını sağlar.
