Standart bir iş teklifi formatı, bir teklifteki tüm genel temelleri ele almak için tasarlanmıştır. Bir kişi teklif yazmak için yola çıktığında, özellikle hedeflediği müşteri takip etmesi gereken belirli bir format vermemişse, standart bir formatta yazmayı seçebilir. Her bölüm altı ana unsura yanıt verir.
İlk unsur olan "Kim", işi kimin gerçekleştireceğini, işi kimin yöneteceğini, bir sorun olduğunda müşterinin kiminle temas edeceğini ve hangi görevlerden kimin sorumlu olduğunu ele almaktadır. Bir sonraki unsur, yapılması gerekenleri, işi tamamlamak için hangi şartların gerekli olduğunu, müşterinin ne bekleyebileceğini ve işin ne kadara mal olacağını “Ne” dir. “Nerede” basitçe işin nerede yapılacağını ve teslimatın nerede yapılacağını belirtir.
Standart iş teklifi formatı ayrıca projenin "Nasıl" olduğunu da belirtir. Bu aynı zamanda "Yöntemler" olarak adlandırılabilir ve bir eylem planıdır. İşin nasıl gerçekleştirileceğini, işin nasıl yönetileceğini, sistematik izleme ve değerlendirmenin nasıl sağlanacağını, müşteri hizmetlerinin nasıl sağlanacağını, projenin müşteriye nasıl fayda sağlayacağını ve tamamlanması için ne kadar zaman alacağını içerir. İşletmeler genellikle risk içerir, bu nedenle standart iş teklifi formatı bu risklerin nasıl hafifletileceğini de açıklar.
Standart iş teklifi biçiminin "Ne zaman" öğesi, projenin ne zaman başlayacağını, önemli kilometre taşlarının ne zaman programlanacağını, işin ne zaman tamamlanacağını ve ne zaman ödeme yapılması gerektiğini açıklar. Birey, seçtiği yaklaşımları “Neden” seçtiğini ve müşterinin neden onu seçmesi gerektiğini belirtmediği sürece bu format tam değildir.
Standart iş teklifi formatı genellikle hem kısa hem de açıklayıcı bir başlık ve bir tema ifadesi içerir. Tema cümlesi, teklifi hazırlayan kişinin müşteriyi, bölümü inceledikten sonra ulaşmasını istediği sonuçtur. Örneğin, bir inşaat planına ilişkin bir teklif, teklifi yapan şirketin, riske girmeden derhal projeye başlamak için gerekli prosedürlere, kaynaklara ve deneyime sahip olduğunu belirtebilir. Bundan sonra, anlatı başlar.
Standart iş teklifi formatı, müşteri için özel olarak hazırlanmış olmasa da, olabilecek en olası soruları yanıtlar. Ayrıca teklifin diğer amaçlarından asla kaçılmaz. Bu, müşteriye bir işin gerekli tüm unsurlarını anladığını ve müşteriyi teklifi seçmeye ikna etmeyi içerir.
