Satıcı kaydı, mal ve hizmet tedarikçilerinin dış tedarikçilerinden kilit bilgileri toplama ve bu bilgiyi ilişkiyi yönetmek için bir sisteme girme işlemidir. Kullanılan kayıt sistemi tipik olarak elektronik veya İnternet tabanlıdır, ancak bir kağıt işleminde kullanılabilir. Kayıt, uygun tedarikçiler olan ve olmayanları ayırmak için eşik şartı olarak kullanılır.
İşletmeler, kurumlar ve hükümetler, işlemleri veya üretimi destekleyen gerekli mal ve hizmetleri sağlamak için dış satıcıları kullanır. Satıcılar, tedarik zincirinde bir bütündür ve yönetim gerektirir. Bir dış taraf olarak, güvenilir bir tedarikçi olarak kabul edilmeden önce bir kalifiye ve deneyim sağlamak için bir satıcıya onay verilmelidir.
Her potansiyel müşterinin, satıcı yeterlilik sürecini yönlendiren kendi operasyonel standartları vardır. Bazı müşteriler gizli bilgileri ele alabilir veya yüksek profilli müşterilerle etkileşime girebilir. Diğer müşteriler, lisans veya arka plan izni gerektiren hassas popülasyonlarla ilgilenebilir. Satıcılar, müşterinin veya müşterinin endüstrisi tarafından belirlenen standartları karşılamalı ve standartlara uyma genellikle ilişki süresince yönetilmelidir.
Kayıt, satıcı yönetimindeki ilk adımlardan biridir. Standart bir bilgi listesi sağlamak için mal veya hizmet sağlamak isteyen herhangi bir satıcının talep etmesi gerekir. Bu bilgiler gerekliliklerin eksiksiz ve uygun olması için onaylanır ve bir sisteme girilir. Sistem daha sonra müşterinin tedarik personeline veya diğer çalışanlarına sunulur, böylece hangi tedarikçilerin fırsatlar için teklif vermek üzere onaylanan listede olduğunu bilirler.
Çok sayıda satıcı kullanan çoğu büyük kurum ve devlet kurumunun resmi bir kayıt sistemi vardır. Örneğin, Birleşmiş Milletler ve ABD hükümeti, İnternet tabanlı satıcı kayıt portallarına sahiptir. Bu kuruluşlara mal veya hizmet sağlamak isteyen herkes çevrimiçi sistemden kaydolmalıdır. Kayıt süreci, bu kuruluşların, özellikle iletişim ve uyum açısından üçüncü taraflarla ilişkilerini yönetmelerini sağlar.
Tipik bir satıcı kayıt işlemi, tedarikçinin iletişim bilgilerini gerektirecektir. Basit bir kayıt sisteminde, ihtiyaç duyulan her şey iletişim bilgileri olabilir. Sürece ilk işlemeyi entegre eden daha karmaşık sistemler için ek girdi gerekir. Böyle bir sistem aynı zamanda geçmiş deneyimler, eğitim, lisans ve sertifikalar dahil olmak üzere satıcının nitelikleri hakkında kanıt isteyecek ve ek belgeler olarak eklenmesi veya gönderilmesi için kanıt isteyebilir. Bir satıcının ticari referanslar sağlaması ve çeşitli garantileri elektronik olarak imzalaması gerekebilir.
Ek bir avantaj olarak, bazı satıcı kayıt sistemleri ayrıca satıcıların işlevsel ilgi alanlarını belirtmelerini sağlar. Bazı büyük kuruluşların çok çeşitli operasyonel alanlarda satıcı fırsatları vardır. Kayıt sırasında yapılan bir seçim müşterinin satıcıyı kategorize etmesine izin verir ve ayrıca bölümlere ayrılmış iletişimi kolaylaştırır. Müşteri kendi uzmanlık alanını karşılayan uygun fırsatlar ortaya çıktığında, bir satıcı alt grubunu haberdar edebilir.
