Bir resepsiyon görevlisinin ön yazı mektubu yazması, temel irtibat, konu, alıcı ve selamlama bilgilerinin listelenmesini ve ayrıca adayı tanıtmayı ve neden yazdığını gerektirir. Mektubun içeriği, başvuru sahibinin özniteliklerini açıklayan boş sıfatlardan ziyade ne olduğunu açıklamak için fiilleri ve başarıları kullanarak, resepsiyonistin özgeçmişinin bir özeti olarak sahip olduğu becerileri ve deneyimi vurgulamalıdır. Ön büro resepsiyon görevlisinin kapak mektubunun son bölümü iletişim talimatlarını verir, röportaj talep eder ve teşekkür eder, ardından kapanış ifadesi, imza ve gerekirse bir mahfaza hattı gelir. Tüm içerik, şirketin ihtiyaç duyduğu veya başarmak istediği ve resepsiyonistin sağlayabilecekleri arasındaki bağlantıyı göstermelidir, bu nedenle başvuru sahipleri, mektubu kişiselleştirmek için her ne pahasına olursa olsun formül yapılarını önleyerek şirketi yazmadan önce araştırmalıdır.
Bir ön büro resepsiyonistini yazarken yapılması gereken en önemli şey, kapak mektubu işin bulunduğu şirketi araştırmaktır. Bir şirket eşit derecede nitelikli adaylara sahip olduğunda, işletmenin amacını gerçekten anlayan ve şirketin felsefelerine ve misyonuna uygun olan çalışanlar ister. Bu özellikle, müşterilerin karşılaştığı ilk "yüz" olan resepsiyonistlerde geçerlidir. Adayın deneyimine bağlayabileceği şirket hakkındaki gerçekleri bulun ve bu noktalara göre mektubu düzenleyin.
Bir kişi şirket hakkında önemli bir şey öğrendiğinde mektubu hazırlamaya başlamanın zamanı gelmiştir. Haklı bırakılmış, veri kümesi başına bir satır, başvuru sahibinin adı ve adresi, şirket adı ve adresi, tarih ve konu satırı gibi bilgileri içerir. Selamlama sonra gelir ve belirli bir kişinin adını içermelidir - "Kime Endişeli Kime", başvuru sahibinin kiminle temasa geçeceğini bulmak için zaman ayıracak kadar ciddi olmadığını belirttiği için, resepsiyon görevlisi kapak mektubu üzerinde olmamalıdır .
Giriş bilgilerinin ardından resepsiyon resepsiyon mektubunun ilk paragrafı gelir. Bu paragrafta, adayın neden yazdığını özetleyen kendini tanıtması gerekir. Adayın resepsiyonist işinden nasıl haberdar olduğunu ve şirketin bir adaydan ne istediğini gösterdiğini açıklamak da kabul edilebilir.
İkinci paragrafta, resepsiyonist, her bir kalifikasyonu şirketin gereksinimlerine geri döndürerek nitelikleri hakkında daha fazla ayrıntıya girmelidir. Örneğin, gerekirse mermi noktalarını kullanarak, Y Üniversitesinden resepsiyonda x yıl deneyime veya sertifikaya sahip olduğunu açıklayabilir. Haberleşme, organizasyon ve veri tabanı bakımı gibi, resepsiyonist iş için gerekli olduğu düşünülen becerileri kullanmalıdır. . Kaçınılması gereken bir sorun, "Ben bir takım oyuncusuyum" gibi genel sıfat cümlelerinin kullanılmasıdır. Bu ifadeler sübjektiftir, resepsiyonistin ne yaptığını ve etkili olması için kesin ve doğrulanabilir kanıtlara ihtiyaç duymadığını belirtin, örneğin "Tüm çalışanlarla işbirliği içinde çalışma çabalarım yüzde 12 oranında proje tamamlanmasında ve İdare için adaylıkta artışa neden oldu Resepsiyonist Organizasyon Z tarafından Yılın Çalışanı İşçi. "
Bir ön büro resepsiyonistinin kapak mektubunun son paragrafı, alıcıya, listelenen tecrübe ve nitelikler göz önüne alındığında, adayın özgeçmişinin veya gerekli diğer belgelerin eklendiğini ve alıcının uygun olması halinde bir mülakatın takdir edileceğini söylemelidir. Ayrıca alıcıyı başvuru sahibiyle iletişim kurmaya ve başvuru sahibinin iletişim bilgilerine atıfta bulunmaya davet etmelidir. Son unsur, alıcıya dikkate ve zamanından dolayı teşekkür eden kısa bir ifadedir.
Mektubun kapatılması “içtenlikle” veya “takdir” gibi bir kapatma unsurunu gerektirir. En az üç veya dört kez geri dönüş yaptıktan sonra, adayın adını imzalaması gerekir. Bunun altındaki iki satır, "Muhafazalar ([muhafaza sayısı])" veya "Muhafazalar: [virgülle ayrılmış] her kapalı öğenin listesi] gibi muhafaza satırına gelmelidir.
