Stajlar, diğer işlerde olduğu gibi, kapak mektubu gerektiren stajlara benzer resmi iş pozisyonlarıdır. Bir uygulama mektubu yazmak için, kişilerin pozisyonu ve şirketi hakkında veri alması, şirketin gereksinimlerini sağlayabilecekleri ile karşılaştırması, iletişim bilgilerini içermesi, neden yazdıklarını ve nasıl kalifiye olduklarını, taleplerini nasıl karşılayacaklarını açıklamaları gerekir. Staj, yazışma davet ederken bir röportaj isteyin ve herhangi bir eki detaylandıran resmi bir kapanış yapın. Bu genel bir iş teminat mektubu yazmaktan çok farklı değil. Mektubun uzunluğu bir ila iki sayfadan fazla olmamalıdır.
Diğer iş kapak mektuplarına benzeyen bir uygulamalı mektubun, daima çalışmak istediği kurum veya kuruluşa göre uyarlanması gerekir. Bu nedenle, bu belgelerden birini yazmanın ilk adımı sadece mevcut uygulama pozisyonu hakkında değil, aynı zamanda genel olarak şirket veya kurum hakkında da bazı bilgiler edinmektir. Şirket ürün ve hizmetlerine, iş misyonuna ve hatta mevcut hisse senedi fiyatlarına bakıldığında, işin nasıl yapıldığını ve uygulamalı görevlerin kurumun hedeflerinin genel kapsamına nasıl uyduğunu tespit etmenin iyi bir yoludur.
Sonra, başarılı bir adayın pozisyon için sahip olması gereken tam becerileri, bilgileri veya yetenekleri belirleyerek uygulamalı kayıtlara bakın. Bu, bir kişinin şirketin ne önerebileceğini karşılaştırmasını sağlar. Amaç, şirkete adayının eğitimi ve tecrübesi göz önüne alındığında uygun olduğunu göstermek.
Bir kişi, şirketin gereksinimlerine uygun becerilerini, bilgilerini ve yeteneklerini öğrendiğinde, uygulama mektubunun fiziksel yazısına ulaşmanın zamanı gelmiştir. Resmi bir yazışma olarak, belgenin bir inçlik kenar boşlukları olmalı, en az 12 punto yazı tipine sahip olmalı ve tek satır aralıklı blok paragraflar kullanmalıdır. Adayın iletişim bilgileri, ya mektubun en üstünde haklı bırakılmış ya da en alttaki adayın yazılan adının altında haklı bırakılmış olmalıdır. Alıcının iletişim bilgileri, varsa adayın adresinin altında her zaman en üsttedir. Mektubun ayrıca tarih ve konu satırları ile belirli bir kişiye hitap eden açılış selamlaması olması gerekir.
Staj mektubunun ilk paragrafı, mektubun amacını ve adayın staj pozisyonunu nasıl duyduğunu açıklamaya hizmet eder. Bu fıkra, şirket için çalışmaya olan ilgisini de ifade eder. İkinci paragraf, adayın, şirketin başvuru sahiplerinin ihtiyaç duyduğu şeyle bağlantı kurarak, eğitimi, deneyimi ve becerileri hakkında daha fazla ayrıntıya girebileceği yerdir. İstenirse, bu bölümün bir kısmı madde işareti noktaları ile ifade edilebilir, ancak içerik her zaman adayın neyi başardığını veya yapabileceğini ve kiminle kimliğini, adayın kim olduğu yerine - yani fiilleri, sıfatları ve sıfatları kullanmamalarını tarif etmelidir.
Adayın kalifiye olduğu ve staj pozisyonu için uygun olduğu belli olduktan sonra, adayın başlangıç ve bitiş tarihleri veya derece gereklilikleri gibi staj detaylarını netleştirmesi gerekir. Lisans derecesini staj seansının başlamasından bir ay önce almak gibi bu detaylara nasıl uyduğunu açıklamalıdır. Potansiyel çatışmalar varsa, aday bu sorunları nasıl çözmeyi planladığını tartışmalıdır.
Staj mektubunun son paragrafı, adayın tartıştığı her şey göz önüne alındığında, staj için uygun olduğunu düşündüğü ve iş için röportaj yapma fırsatı bulacağını ifade eder. Bu bölüm aynı zamanda, alıcıya mektubu okumaya ve düşünmeye zaman ayırdığı için alıcıya şükrediyor, adayla en iyi iletişim yolunu açıklıyor. Staj kaydı pozisyona başvurmak için bir özgeçmiş veya başka bir belgeye ihtiyaç duyuyorsa, son paragraf bu öğelerin de mektuba dahil olduğunu not eder.
Bir uygulama mektubunun son unsurları, "içtenlikle" gibi, adayın tam adı gibi bir kapanış cümlesi ve varsa, muhafazaların sayısını veya türünü gösteren bir mahfaza satırıdır. Bu unsurların eklenmesinden sonra, adayın tipografik ve gramer hataları için mektubu ispat etmesi gerekir. Bu noktada, mektup yazdırmaya ve göndermeye hazırdır.
