Büro yönetimi terimi en sık büro destek pozisyonlarına referansta kullanılır. Bu alanda, farklı sorumluluk seviyelerine sahip çeşitli pozisyonlar vardır. Bazı ofis yönetimi işleri yalnızca belirli yöneticilere, yöneticilere veya bölümlere yönetici desteği sağlarken, diğerleri ofise bir bütün olarak yardım eder. Hem idarenin tanımı hem de idari yardıma olan ihtiyaç arttıkça, birçok iş unvanı birbiri yerine kullanılır ve işyerinden işyerine değişir.
Giriş seviyesindeki ofis yönetimi işleri genellikle posta açma, sıralama ve dağıtma, dosyalama, dosyalama, harmanlama ve yazdırma gibi sorumlulukları içerir. Telefonlara cevap vermek, gelen ziyaretçileri selamlamak ve toplantılar ve öğle yemekleri için içecekler hazırlamak da giriş seviyesi bir iş tanımına dahil edilebilir. Veri girişi ve müşteri hizmetleri çağrı merkezi işleri de zaman zaman bu gruba dahil edilir. İş ünvanları; resepsiyon memuru, resepsiyonist, küçük idari asistan veya dosya memuru olabilir.
Orta düzey yönetici işleri genellikle kuruluş adına e-posta ve telefon sorgularını yanıtlamak, toplantı düzenlemek ve personel için seyahat etmek, toplantılar sırasında dakikalar ayırmak ve ofis malzemeleri sipariş etmek gibi sorumlulukları içerir. Kuruluşun büyüklüğüne bağlı olarak, bazı ofisler her bölümde bir orta düzey idari profesyonel istihdam edebilir; bu durumda o bölümün koordinatörü olarak görev yapar. Bu işler, idari asistan, idari koordinatör veya ofis müdürü gibi unvanlara sahip olabilir.
Üst düzey ofis yönetimi işleri, ofis yönetiminde en üst düzey sorumluluk üstlenir ve çoğunlukla yöneticiler veya diğer üst yönetim üyeleri ile yakın çalışmayı içerir. Küçük kuruluşlarda kıdemli ofis yöneticisi, pazarlama, İK veya muhasebe gibi bir departmanın tamamını gerektirebilecek sorumlulukları bile üstlenebilir. Tipik sorumluluklar arasında yönetici güzergahlarını yönetmek, toplantılar için el kitapları ve belgeler oluşturmak, büro malzemeleri için siparişleri onaylamak, gerektiğinde yöneticiler yerine toplantılara katılmak, yönetici gider raporları oluşturmak ve “kapı bekçisi” olarak hareket etmek ve bazen bir veya daha fazla yönetici için konuşmacı olarak sayılabilir. Yönetimle yakın çalışmanın yanı sıra, kıdemli profesyoneller giriş seviyesi yönetici personelini denetleyebilir ve görevlerini kendilerine devredebilir. Bu işler yönetici asistanı, yönetici koordinatörü veya kıdemli yönetici asistanı gibi unvanlar taşıyabilir.
