Bir kilise sekreteri genellikle bir kilisenin, telefonlara cevap vermekten, bültenleri tasarlamaya, kopya çıkarmaya ve yazışmaları yönetmeye kadar tüm idari meseleleri ele alır. Bununla birlikte, iş genellikle evrak işi hokkabazlık yapmaktan ve telefon çalmaktan çok daha fazlasıdır. Çoğu sekreter, aynı zamanda tüm organizasyon için bir yüz görevi görmelidir. Sekreter, geniş bir yelpazedeki insanlardan geniş soruları cevaplamaya davet edilebileceği için kilise, yapısı ve inançları hakkında temel bilgiler genellikle önemlidir.
Bir kilise sekreterinin ne yaptığıyla ilgili şartlar, söz konusu organizasyonun özelliklerine bağlıdır. Yine de çoğu zaman idari görevler işin büyük kısmını oluşturur. Sekreter genellikle kilisenin ön ofisini yönetir. Bu, ana takvimi korumayı, randevuları planlamayı ve tüm personele nasıl ulaşacağını bilmeyi içerir. Kilise programında bilgili olmalı ve halktan özel soruları nasıl yönlendireceğini bilmelidir.
Bir ölçüde, bir kilise sekreteri hem cemaatlere hem de dış dünyaya genel bir kilise kaynağı olmalıdır. İçeride, kilise üyelerini papazlarla birleştirmekten, sınıflar ve etkinlikler için kaydolmayı yönetmekten ve duyuruları yayınlamaktan ve dağıtmaktan sorumludur. Bu genellikle basılı broşürlerin ve bültenlerin yanı sıra e-posta veritabanlarını yönetmeyi de içerir.
Sekreterler ayrıca kiliseyi ve onun dış dünyaya programlanmasını da temsil etmelidir. Hizmet veya olaylarla ilgili soruları olan yeni gelenler, kilisenin genel sekreterine çağrı yaparken ilk referans noktası olarak gelirler. Sekreter, kilise ve politikaları hakkında kibar ve dürüst bir şekilde cevap verebilmelidir. Pastoral danışmanlığı planlamak, düğün ve cenaze planlaması hakkında gerçekleri sağlamak ve kilisenin temel inançlarıyla ilgili soruları cevaplamak, kilisenin sekreterinin görev tanımına girer.
Bazı kiliselerde, özellikle çok büyük olanlar, bir kilise sekreteri, bireysel bir papaza veya rahibe atanabilir. Bu tür bir kilise sekreteri kişisel asistan gibi birçok yönden. Papazın kişisel programını yönetecek ve papazın adına yazışmalar alacak ve gönderecektir. Sekreter kilise personelinin diğer üyeleriyle etkileşime girecek ve zaman zaman haftalık bültenlerin hazırlanmasına yardımcı olmak gibi daha genel görevler üstlenecek, ancak her günün çoğunluğunu bir kişinin hizmetinde geçirecek. Bu yapıya sahip kiliseler genellikle birden fazla sekreter kullanır: genellikle üst düzey liderliğin her bir üyesi için bir tane ve ön masada oturmak ve daha genel sorularla ilgilenmek için bir veya daha fazla.
Tüm sekreterler, hem erişimde hem de görev yönetiminde tutarlılığı sağlamak için genellikle birlikte çalışmalıdır. Bu, işleri yürütmek için birlikte çalışan çeşitli yarı zamanlı idari asistanların bulunduğu küçük kiliselere olduğu kadar, çok sayıda sekreterli büyük kiliseler için de geçerlidir. Kilise ofisi, çoğu kilise organizasyonunun ayrılmaz bir parçasıdır ve sekreterlerin öncelikli rolü, ofisinin verimli, etkili ve yararlı olmasını sağlamaktır.
