Bir şirket kayıt şirketinin işlevi, unvanın kullanıldığı bağlama bağlı olarak değişir. Başlığın iki sıradan uygulaması var. Bir şirket kayıt memuru, işletme oluşumlarına izin veren ve resmi olarak çözülene kadar yetkili kuruluşları düzenleyen devlet kuruluşudur. Şirket sicil memurları ayrıca, kayıt tutma amacıyla sahip oldukları hisse senetlerinin ve tahvillerinin sahipliğinin kaydını tutmak ve şirketin izin verilen daha fazla hisse senedi ihraç etmesini önlemek için şirketler tarafından işe alınan finansal kurumlar olabilir. Her iki durumda da, şirket kayıt şirketi öncelikle mevcut kayıt listesini takip etmek için bilgi arşivcisi olarak görev yapar.
ABD, İngiltere ve Kanada gibi özel sektörlere sahip ülkelerde, şirket kayıt şirketi işletmeleri işletme ruhsatı veren devlet kurumudur. Şirketlerin resmi olarak şirket kurmak için esas sözleşmelerini dosyaladıkları ve diğer tür kuruluşların oluşum belgelerini dosyaladıkları yerlerdir. Bu kurumlar kayıt memurlarıdır, çünkü bir yetki alanındaki yetkili ticari kuruluşların halka açık kaydını tutarlar. Tipik olarak, bir halkın bir üyesi bir şirketin iş kaydının durumunu belirlemek için sicil dairesine başvurabilir.
Devlet kayıt memurları ayrıca işletmelerin yıllık dosyalama yükümlülüklerini de yönetmekte ve bir şirketin tescilinde değişiklik yapan, belgelerin kopyalarını sağlayan ve bir şirketin durumunu onaylayan idari hizmetler sunmaktadır. Bu bağlamdaki şirket kayıt memuru, aynı zamanda şirketlerin dağılmasını da yönetir ve bir şirketin yetki alanından iş yapma yetkisini kapılarını kapattığında kayıt altına alır. ABD'de, örneğin, her bir devletin, genellikle devlet sekreteri olan bir şirket kayıt memuru vardır. Sekreterlik bürosunun iş bölümündeki işçiler, kayıtlı ticari işletmelerin kamu kaydını tutan bir dizi idari görevi yerine getirir.
Şirket sicil memurunun diğer ortak kullanımı, bir şirketin ödenmemiş menkul kıymetlerinin kaydını tutmak için bir finansal kurumun atanmasıdır. Teknik olarak, bir şirket bu kaydı sürdürmesi için birini atayabilir. Birçok küçük şirkette, örneğin, yönetim kurulu sekreterine bu görev ve unvan verilebilir. Bununla birlikte, milyonlarca önemli hisseye sahip büyük şirketler için, tek pratik yaklaşım bir uzmanın mülkiyet kaydını tutmasıdır.
Şirket kayıt memuru olarak görev yapan finansal kuruluşlar, mevcut hisse senedi ve bono sahiplerinin adlarını ve adreslerini takip eder. Bir güvenlik el değiştirdiğinde, değişiklik yakalanır ve kaydedilir. Bu kurumlar, kayıt için bu bilgiyi toplamak üzere brokerler ve tüccarlar ile el ele çalışmaktadır. Şirket sicil memuru tarafından tutulan kayıt mülkiyeti tespit etmese de, şirketin düzenleyicilerin talep ettiği şekilde sahiplerine önemli bildirimler göndermesini sağlar. Finansal kurum aynı zamanda toplam hisse senetlerinin sayısını da takip eder, böylece şirket izin verilenden daha fazla hisse ihracı yapmaz.
