Bir il kayıt cihazı tipik olarak yerel, eyalet, bölgesel ve ulusal hükümetin zorunlu kıldığı eylem ve işlemlerin kamuya açık kayıtlarını tutmaktan sorumludur. Amerika Birleşik Devletleri de dahil olmak üzere bazı ülkelerde, bu işlem ve işlemler ilçe düzeyindeki hükümetler tarafından kaydedilir. İlçe kaydedici, belirli bir topluluk için ilçe kayıtlarını oluşturan çeşitli belgeleri işlemek üzere atanabilir veya seçilebilir. Bu ofis tarafından pek çok farklı türde belge kullanılır. Bir il kaydedici ve ilçe memuru benzer işlevlere sahip olsa da, hatta tek bir ofiste birleştirilebilse de, her bir ofisin kendine özgü sorumlulukları vardır.
Yerel yasalara bağlı olarak, il kayıt cihazının konumu, bazı yüksek devlet otoriteleri tarafından seçilerek veya atanarak doldurulabilir. Bazı illerde, il kaydedici ve ilçe memuru aynı ofiste çalışabilir veya daha küçük kasabalarda ve topluluklarda tek bir birey olabilir. Daha büyük şehirlerde, bir il kayıt cihazında, çok sayıda kayıt, lisans ve ofis tarafından yönetilen diğer yasal belgelerin işlenmesine yardımcı olacak yüzlerce personel bulunabilir. İlçe kayıt ofisinin kullanabileceği diğer belgeler arasında beyanlar, mekanik hacizler, arazi etütleri, askeri deşarjlar ve çeşitli kurumsal belgeler yer almaktadır.
Tipik olarak bir il kayıt cihazı tarafından kaydedilen yasal işlem ve işlem türleri arasında mülk satışı veya alımı, belirli taraflar arasındaki çeşitli yasal işlemler, evlilik ruhsatları ve resmi bir kayıt gerektiren diğer pek çok yasal belge türü bulunmaktadır. Bir il kayıt cihazı ayrıca tüm hacizleri, ipotekleri ve tapuları inceleyebilir ve kaydedebilir. Bir belgenin içeriğiyle ilgilenmediklerinden, bir kayıt cihazının tipik olarak işlerin, borçların veya diğer benzeri belgelerin işlenmesi hakkında hiçbir şey bilmesine gerek yoktur. İlçe kayıt cihazları tipik olarak emlak işlemlerini, tapu ve tapu kayıtlarını kaydeder. Bir il kayıt cihazı, bu belgelerin kullanımıyla ilgili herhangi bir ücretin tahsil edilmesinden de sorumludur.
Bir ilçe kayıt cihazı, bazı bölgelerde bir ilçe memuru ile aynı olmayabilir. Daha küçük bazı il ve bölgelerde, ilçe memuru ve ilçe kayıt bürosu aslında aynı kişi tarafından tutulabilir. Bir ülke kayıt cihazı ayrıca, bir belgeyi yayınlamak için gereken herhangi bir eyalet veya yerel ücreti toplamaktan sorumlu olabilir. Bu iki pozisyon bazı kasabalarda veya bölgelerde birleştirilebilirken, her bir ofisteki görevlerinde bazı farklılıklar vardır. Örneğin, bir ilçe kayıt memuru olmayabilirken, bir seçim görevlisinin seçimini ayarlamaktan ve denetlemekten sorumlu olabilir.
