Bir şirketin iş operasyonlarını yürütmek için kullanabileceği her türlü dokümantasyondan bir doküman kontrol koordinatörü sorumludur. Bu genellikle resim ve diyagramları, bilgisayar kayıtlarını ve yazılı evrakları içerir. Bu koordinatör bir dokümantasyon sistemi kurabilir ve genellikle onu yönetmekten ve kontrol etmekten sorumlu olacaktır. Ayrıca, sistemi kullanmak için prosedürler oluşturmaktan sorumlu olabilir ve muhtemelen başkalarının prosedürleri etkili bir şekilde kullanmasına yardımcı olabilir. Belge kontrol koordinatörü, üretim departmanlarının başarısı için hayati öneme sahiptir, çünkü projelerdeki değişikliklerin ve iyileştirmelerin izlenmesine yardımcı olmaktan sorumludur.
Bir koordinatörün izlemesi ve saklaması gereken belge türleri sanayiden sanayiye değişecektir. Çalıştığı işin türüne bağlı olarak, bir doküman kontrol koordinatörü gerekli dokümantasyonu saklamak ve almak için bir sistem geliştirecek ve uygulayacaktır. Kağıt dosyalar, resimler ve planlar toplayabilir ve izleyebilir. Ayrıca, şirket içindeki belirli bir projeyle ilgili faturalandırmayı ve diğer evrakları kontrol etmekten sorumlu olabilir. Sistem şirket çapında olabilir, bu durumda koordinatör dokümantasyon türüne bağlı olarak birkaç farklı departmana sahip olacaktır.
Kayıt tutmayı içeren herhangi bir iş projesinde, çeşitli departmanlar ve çalışanlar bilgi oluşturma ve dağıtma işlerine katılacaktır. Belge kontrol koordinatörü, bu bilgi yığınını ve beraberindeki evrak veya bilgisayar dosyalarını toplamak ve kontrol etmek için her türlü çabayı yönetecektir. Bu, diğer departmanlar ve dış kuruluşlar ile etkili iletişimi, bu meslekte olan herkes için hayati bir rol yapacaktır.
Koordinatörün denetlemesi gereken belgeler şirket içi departmanlardan veya dış yüklenicilerden ve müşterilerden olabilir. Belgelerin doğruluğundan emin olmak için sık sık birkaç farklı denetim otoritesine ait bilgileri doğrulamalıdır ve belgelerin kopyalarını hazırlamak ve dağıtmaktan sorumlu olabilir. Belge kontrol koordinatörü, ürünlerin modellenmesinde ve oluşturulmasında meydana gelen değişiklikleri izlemek ve değerlendirme ve inceleme için belgelerin saklanması ve alınmasıyla görevlendirilecektir. Ayrıca, belge kontrol bilgilerini yönetim ve müşterilere sunmaktan sorumlu olabilir.
Belge kontrol koordinatörünün tipik günü, muhtemelen kağıt ve elektronik dosyaları düzenlemek, kataloglamak ve izlemek için harcanacak. Dış şirketlerden gelenlerin yanı sıra kendi şirketi içinde başkalarıyla koordine etmek için zaman harcayacaktır. Gününün bir bölümünü başkalarını denetleme ve belge kontrol politikaları ve prosedürleri konusunda eğiterek harcayabilir.
