Bir belge kütüphanecisi, genellikle çeşitli fiziksel ve çevrimiçi formatlardan oluşan bir belge koleksiyonundan sorumlu bir profesyoneldir. Bu kütüphaneciler, koleksiyonun korunmasından ve müşterilere araştırma ve benzeri faaliyetlerde yardımcı olmaktan sorumludur. Geleneksel ya da kolej kütüphanelerinde, bir arşiv tesisinde ya da müzesinde ya da resmi ya da kurumsal bir kuruluşun belge bölümünde çalışabilirler.
Birçok kütüphanede, tarihi kayıtlar, devlet raporları ve araştırma raporları dahil olmak üzere özel doküman koleksiyonları bulunur. Bu belgeler ciltlenmiş veya ciltlenmemiş olabilir ve basılı veya elektronik biçimde olabilir. Nadiren dolaşımdalar, yani kontrol edilemeyecekleri ve kütüphane içerisinde ve bazen sadece özel okuma odalarında kullanılabilecekleri anlamına geliyor. Bu belgeler ilgi çekici olabilir ve müşterilerin kullanımına açık olsa da, alışılmadık formatları onları aramayı zorlaştırabilir. Bir belge kütüphanecisi genellikle müşterilerin ihtiyaç duyduklarını bulmalarına yardımcı olmak ve bazı durumlarda sunulan bilgileri tercüme etmekten sorumludur.
Çoğu durumda, belge kütüphanecisi ayrıca müşterilerin yanlarında malzeme almadığından ve kullanımla ilgili tüm düzenlemelere uyduklarından emin olmaktan sorumlu olacaktır. Bu, malzemelerle kullanılması onaylanan odalarda yiyecek ve içecek yasaklamayı ve kimsenin belgeleri katlamamasını, yırtmamasını veya işaretlememesini sağlamayı içerebilir. Belge kütüphanecisi, kullanılmadığı zamanlarda koleksiyonun korunmasından da sorumlu olabilir. Örneğin, eski veya hasar görmüş belgeler nem ve sıcaklık kontrolü gibi özel bakım gerektirebilir.
Belge kütüphanecisi bir müze veya arşiv tesisi için çalıştığında da benzer görevler ortaya çıkmaktadır. Bu tür kütüphaneler genel halka açık olabilir veya olmayabilir ve araştırmacılar veya bilginler ile sınırlı olabilir. Bazıları ayrıca, kütüphanecinin araştırma talepleri alacağı, bilgileri kendisi bulacağı ve verileri talep eden kişiye geri göndereceği durumlarda belgelerin kullanılmasını yasaklar.
Bir hükümet veya şirket ortamında, erişim genellikle kesinlikle sınırlıdır. Bir belge kütüphanecisi yalnızca ilkelerden veya ilgili birimlerden alan talepleri alabilir. Hükümet ortamlarında, bu tür kütüphanecilerin de çeşitli güvenlik önlemleri almaları gerekebilir.
Terim başlangıçta bir insan profesyoneline atıfta bulunulmakla birlikte standart kullanımda kalırken, bir belge kütüphanecisi de bir bilgisayar programı olabilir. Bu tür programlar genellikle saklanan dokümanları yönetmek için bir bilgisayara veya sunucuya kurulur. Bu tür programlar genellikle arama, paylaşım ve arşivleme işlevleri sunar.
