Çok sayıda aracı yönetmesi gereken şirketler genellikle filo yöneticisi kiralarlar. Bu birey, araçları vardiya başlangıcında çalışanlara sevk etmekten ve planlandığı gibi iade edildiklerinden emin olmaktan sorumlu olabilir. Bu işin bir başka kısmı da araçların yıkanıp temizlenmesini veya rutin bakım için programlanmasını içerebilir. Bir kaza durumunda, bu şahıs sigorta talebinde bulunmak ve onarım tahminleri almak için çağrılabilir.
Genellikle bir filo yöneticisi iş tanımında yer alan bir şey, araçların gönderilmesidir. Bu şahsa, bu varlığı kullanması gereken çalışanlara araç imzalaması için çağrılabilir. Bunu, araç numarasını, sürücünün adını ve saatini özel bir veritabanına kaydederek yapabilir. Yönetici bazen çalışan için bir araç seçer, ancak bazı durumlarda sürekli olarak bir çalışanı görevlendirebilir.
Araçların temiz tutulması gerekir, bu nedenle filo müdürünün görevlerinden biri toplama yapmak olabilir. Bir yönetici, otomobilleri yıkayabilir ve vakumlayabilir veya bundan sorumlu bir ekibi yönetebilir. Bu temizlemeyi rotasyonel olarak yapmayı planlayabilir ya da herhangi bir araç gönderilmeden iade edildiğinde yapılabilir.
Şirketlerin, araçların sorunsuz çalışmasını sağlamak için araçlarının uygun bir şekilde muhafaza edilmesini sağlamaları gerekir. Bu, bir filo yöneticisinin yağ değişimi ve lastik dönüşleri gibi düzenli hizmetler planlayabileceği anlamına gelir. Bazı şirketler bu işi yerinde yürütür, bazıları ise bu hizmetleri dış kaynaklardan sağlar. Bakımın dış kaynaklı olması durumunda, bu yönetici mekaniği ile ilişkileri koruyabilir ve onlarla bir sözleşme şartlarını görüşebilir.
Bir çalışanın bir şirket aracında kaza yapması durumunda, dosyalanması gereken birçok rapor vardır. Filo müdürünün görevlerinden biri, bir kazadan polis raporları almak ve bunları bir sigorta taşıyıcısına göndermek olabilir. Aracın onarılması gerekiyorsa, yöneticiden tahminde bulunabilmek için yerel dükkanları ziyaret etmesi istenebilir.
Bu kapasitede çalışan kişilerin genellikle çalışanları denetlemesi gerekir, bu nedenle filo yöneticisi gereksinimlerinden biri genellikle yönetim deneyimidir. Lise diploması genellikle ihtiyaç duyulan tüm eğitimdir, ancak bir iş ortağının işletme yönetimi derecesi de yardımcı olabilir. Birçok şirket temiz bir sürüş siciline ihtiyaç duyar, çünkü bu kişi düzenli olarak şirket araçlarını kullanmak zorunda kalabilir.
