Bir otel satın alma müdürü, tedarikçilerle yapılan sözleşmelerle görüşür ve belirli bir lokasyondaki veya otel zincirindeki günlük işlemlerin birçok unsurunu yönetir. Bu işler için başvuru sahiplerinin genellikle işletme, konaklama yönetimi veya ilgili bir konuda lisans derecesi kursu tamamlamış olmaları gerekir. Ek olarak, birçok işveren otel veya ağırlama endüstrisinde çalışma deneyimi olan bireyleri işe almayı tercih eder.
Oteller düzenli olarak satıcılardan yiyecek ve içecek tedarik ediyorlar ve bu yiyecekler şirket içindeki mağazalardan veya bardan ve restoranlardan satılıyor. Otel satın alma müdürü, dağıtım şirketleriyle iletişime geçmeli ve sahaya gönderilen sarf malzemelerinin toplu siparişlerini almak için anlaşmalar yapmalıdır. Bunu yaparken, yönetici binanın bu malları içerecek kadar yeterli depolama alanına sahip olmasını ve sarf malzemelerinin kullanılmadan önce kullanım sürelerinin dolmamasını sağlamalıdır. Tedarik sözleşmeleri haftalar, aylar veya yıllar boyunca yürürlükte kalabilir ve zaman içinde, diğer tedarikçiler daha düşük maliyetli tedarik paketleri sunmaya başlarsa, bir otel satın alma müdürü bu tür pazarlıkları yeniden müzakere etmeye çalışabilir.
Bozulabilir malların yanı sıra, bir otel satın alma müdürü, mobilya, nevresim ve bilgisayar donanımı gibi dayanıklı malları da satın almalıdır. Bir yönetici, bir tedarik düzenlemesini kabul etmeden önce birkaç firma ile görüşmeler yapabilir. Bazı mal ve ekipman türleri nadiren satın alınmaktadır, bu durumda arz anlaşmaları genellikle bir defalık olaylardır. Diğer dayanıklılık türlerinin ağır kullanım nedeniyle nispeten hızlı bir şekilde değiştirilmesi gerekir; bu durumda yöneticinin belirli bir satıcıyla uzun vadeli bir sözleşme yapması gerekir.
Gerekli malları satın alan bir yönetici restoran, bar ve mağaza müdürleriyle irtibat kurmalı ve otel misafirlerinin satın alabileceği çeşitli ürünler için fiyat noktaları belirlemelidir. Yöneticiler, malları rekabetçi bir şekilde fiyatlandırmaya çalışır, böylece konuklar binayı terk etmek ve aynı tür malları yakındaki perakendecilerden satın almak istemezler. Fiyatları düşük tutmaya çalışmasına rağmen, yöneticilerin malların satış fiyatlarının satın alma envanterinin maliyetini ve satış vergisi gibi diğer masrafları karşılayacak kadar yüksek olmasını sağlamalıdır.
Büyük otel zincirlerinde, bir otel satın alma müdürü, her biri bir yeri veya bir tür ürünü yönetmekle görevli olan bir satın alma ekibine başkanlık edebilir. Yöneticiler genel bütçe limitlerinin aşılmamasını sağlamalıdır. Bunu başarmak için, yönetici müzakere teknikleri ve stratejileri konusunda koçluk ortaklarına zaman harcamak zorunda kalabilir.
