Yönetici sekreter olarak da bilinen bir yönetim asistanı, bir veya daha fazla üst düzey yöneticiye yardım sağlar. Bu kişi, bir kuruluştaki başkan, CEO, başkan yardımcısı veya bölüm başkanını destekleyebilir. Görevleri, yürütme ve kuruluşun ihtiyaçlarına özel idari işlevlerle ilgili olabilir. Bir yönetim asistanının iş sorumlulukları, analitik araştırma ve rapor hazırlama gibi karmaşık görevleri içeren genel büro işlevlerinin ötesine geçer. Bir yönetim asistanı ayrıca kurumdaki diğer büro personelini denetleyebilir.
Yönetici asistanı olarak çalışan bir kişi, bir veya daha fazla üst düzey yönetici için idari işlevlerin yerine getirilmesinden sorumludur. Yürütmenin kuruluş içinde sorumlu olduğu idari sorumluluklar tipik olarak bu kişiye verilir. Bu idari desteğin çoğu, icra adına notlar, e-postalar ve diğer yazışmaların hazırlanmasını içerir. Bu kişi bir dosyalama sistemi tutar, telefon görüşmelerini cevaplar ve mesajları yönlendirir. Ek görevler posta ve faksların sıralanmasını içerebilir.
Sorumlulukların etkin bir şekilde yerine getirilmesi, iyi bir organizasyon becerisine ve çok görevli bir yeteneğe sahip olmayı gerektirebilir. Genel sekreter toplantı ve konferans düzenlemekten sorumlu olabilir. Bu aynı zamanda çoklu programları koordine etmeyi ve toplantı ile ilgili tüm detayların ele alınmasını gerektirebilir. Genel olarak gündemi hazırlamak ve yemek ya da içecek siparişi vermek de bu kişinin sorumluluklarının bir parçasıdır.
Yönetici iş için seyahat etmek zorunda kaldığında, yönetim asistanı genellikle havayolunu, araba kiralama ve otel düzenlemelerini gerektiği gibi sağlamaktan sorumludur. Yönetim asistanları genellikle yöneticinin takvimini korur ve yöneticiyi günlük ve yaklaşan randevulardan, toplantılardan ve şirketle ilgili seyahatlerden haberdar eder. Genelde patronlarıyla toplantılarla ilgili sunum malzemeleri hazırlar.
Yönetim asistanına verilen idari görevlerin çoğu, yürütmenin neyi devretmek istediğine bağlıdır. Bu, başka bir kişiye yardım eden birisi için gerekli olan temel büro görevlerinin ötesinde daha karmaşık görevlere yol açabilir. Bu karmaşık görevlerin bir örneği raporları hazırlamak ve dağıtmaktır.
Orta veya ileri becerilere sahip bilgisayar uygulamaları bilgisi, genellikle asgari süpervizyonla görevleri yapmak için önemlidir. Yönetim asistanı ayrıca tüm kuruluşla ilgili özel projeleri yönetebilir ve veritabanlarını koruyabilir. Şirketin büyüklüğüne bağlı olarak İK genel müdürünün görevleri de günlük sorumluluklarının bir parçası olabilir.
Bazı yönetim asistanlarının başka bir sorumluluğu da kuruluştaki alt düzey büro personelinin denetlenmesini içerebilir. Bu, liderlik becerilerine ve yönetim becerilerine sahip olmayı gerektirir. Yönetim asistanının, bölüm içindeki büro personelinin iş akışını planlaması, ataması ve izlemesi gerekebilir. Denetimin yanı sıra asistan, genellikle ofis ekipmanı veya bina bakım konularında günlük ofis operasyonlarında görev alan kişidir.
