Genelde insan kaynakları asistanı olarak da adlandırılan bir personel asistanı, öncelikle bir kuruluşun çalışan dosyalarında ve kayıtlarında çalışır. Genellikle bir personel müdürüne veya insan kaynakları müdürüne rapor verir. Tipik sorumluluklar arasında kuruluşun mevcut personeli ile çalışmanın yanı sıra yeni çalışanların işe alınması, işe alınması ve eğitilmesi sayılabilir. Ek iş görevleri normalde şirketin büyüklüğüne ve çalışanlarına bağlıdır. Bazı örnekler genel idari görevlerin yerine getirilmesini ve çalışan çatışmalarına aracılık etmeyi içerebilir. Personel asistanlarının genellikle çeşitli mesleki becerilere sahip olması beklenir.
Bir personel asistanının ana sorumluluklarından biri kayıt tutmaktır. Genelde her çalışanın personel dosyasını tutar. Bunlar genellikle kişisel iletişim verileri, zaman ve devam raporları ve performans değerlendirmeleri gibi bilgileri içerir. Vergi stopajı dahil maaş bilgileri normalde bir personel dosyasına da dahil edilir. Personel asistanı ayrıca, hayat ve sağlık sigortası bilgileri gibi çalışanlara sağlanan bilgileri de korur.
İnsan kaynakları kayıtlarını tutmaktaki asıl görevlerinden başka, personel asistanlarının başka geniş idari sorumlulukları da olabilir. Örneğin, görevlerinden biri iş kanunlarında güncel kalmak ve gerektiğinde çalışan şikayetlerini ele almak olabilir. Bunlar ayrıca bir idari ilişkiler asistanı ve iş ilişkileri müdürü olarak görev yapan kuruluştaki ana irtibat görevlisi de olabilirler. Birçok personel asistanı ayrıca çeşitli konularda raporlar üretmek için araştırma yapar ve veri derler.
Ayrıca, genellikle iş fuarlarında organizasyonlarını temsil ederler. İşe alım sürecinde, personel asistanı ayrıca açık pozisyonların reklamını yapabilir, başvuruları toplayabilir ve gözden geçirebilir, iş görüşmeleri yapabilir ve referansları kontrol edebilir. Nitelikli adayların asıl işe alımından sorumlu olabilir. Personel işe alındıktan sonra, yeni çalışan oryantasyon programlarını kolaylaştırabilir ve sosyal yardım planlarına kaydolmalarına yardımcı olabilir.
Personel asistanı olmak için lise diploması veya eşdeğeri gerekir. Birçoğunda ayrıca bir önlisans derecesi veya meslek okulu yönetimi veya insan kaynakları eğitimi vardır. İş yerinde deneyim genellikle değerli bir varlık olarak kabul edilir. Arzu edilen mesleki nitelikler, mükemmel organizasyon becerileri ve gizli bilgilerin korunmasını içerebilir. Bazı pozisyonlar muhasebe veya belirli bilgisayar uygulamalarının kullanımı gibi alanlarda bir dereceye kadar teknik uzmanlık gerektirebilir. Ek olarak, insan kaynağındaki bir kariyer tipik olarak kişiler arası iyi iletişim becerilerine sahip olmayı içerir.
