Herhangi bir proje yöneticisinin asıl işi, belirli bir hedefe ulaşmak için insanları organize etmek ve farklı görevleri yönetmektir. Bu hedefin veya “projenin” ne kadar değişebileceği. Bazen bir raporun yayınlanması veya bir konferansın organizasyonu; ayrıca bir binanın veya tadilatın tamamlanması veya bir iç tasarım planının yürütülmesi de olabilir. Ayarlar çok farklı olsa da, yöneticiler bazı evrensel özellikleri paylaşıyorlar. Hepsi tek bir şey için insanları yönetmeye odaklanır ve herkes hedefe ulaşmak için yapılması gereken bireysel görevlerin geniş bir görüşünü gerektirir. Bir proje yöneticisinin işinin büyük bir kısmı, ana eylem planını belirlemeyi, ardından tüm parçaların bu planın tamamlandığını görmek için yerinde olduğundan emin olmayı içerir.
Genel nesneler
Proje yöneticileri esasen belirli bir yönde eylemler düzenleyen liderlerdir. Hedefe ulaşmak için genellikle belirli bir şeyi tamamlama görevini üstlenirler, daha sonra genellikle “ekip” olarak adlandırılan bir personelle sağlanır. Yöneticiler genellikle daha büyük son hedefi daha küçük parçalara bölerek başlar ve ardından her bir bileşenin tamamlanması için iç tarihler belirler. Takvim yapmak, düzenli personel incelemeleri ve gerektiğinde konuşmalar gibi, işin önemli bir parçasıdır.
Birçok proje yönetimi uzmanı, başarılı olmak için bir yöneticinin dört ana alanı dengelemesi gerektiğini söylüyor. Projenin kapsamını anlamalıdır. Yönetici doğru insanları ve materyalleri bulmalı ve bunları etkin bir şekilde kullanmalıdır. Tüm görevler zamanında tamamlanacak şekilde planlanmış olmalıdır. Proje yöneticisi, projenin kendisine tahsis edilen bütçe dahilinde tamamlandığından da emin olmalıdır.
Koordinasyonun Önemi
Bir proje yöneticisinin işinin en önemli kısımlarından biri personel koordinasyonudur. Yönetici, sürekli olarak iyi iş üretmek için etkili ve motive olacak ekipler oluşturabilmelidir. Görev ve sorumlulukları devretme kabiliyeti esastır ve bir sorun ya da gecikme olursa yöneticilerin adım atmaya ve değişiklik yapmaya istekli olmaları gerekir.
Bir projeyi başarılı bir şekilde koordine etmek için, yöneticinin her ekip üyesinin ne yaptığını ve bu kişinin son teslim tarihlerini karşılayıp karşılamayacağının farkında olması gerekir. Birçok proje yöneticisi, bunu izlemelerine yardımcı olmak için özel yazılım programları kullanır. Bu yazılım genellikle ekip üyelerinin projeyi birbirleriyle tartışmasına, proje yapılacak listelerini görmelerine ve hangi görevlerden kimin sorumlu olduğunu görmelerine ve dosya ve belgeleri paylaşmalarına olanak sağlar. Ayrıca yöneticilerin hangi görevlerin programda olduğunu ve projenin bütçe açısından nerede durduğunu görmelerini sağlayabilir. Bu yazılım türü özellikle büyük projeler ve ekipler için değerlidir.
Ofis Tabanlı Kavramsal Projeler
Kurumsal ve diğer ofislerde, yöneticinin dikkatine ihtiyaç duyan projelerin çoğunun araştırma ve yazma ile ilgisi var. Hissedarlar raporları, bulguların ana özetleri ve bilimsel laboratuarlar veya kar amacı gütmeyen kuruluşlar tarafından yayınlanan yayınlar, genellikle “fikir aşamasından” tamamlamaya geçiş için birçok farklı adım gerektiren karmaşık çabalardır. Bu ortamlardaki proje yöneticileri, genellikle gerekli tüm öğelerin doğru şekilde bir araya getirildiğinden emin olarak bilgi koordinatörleri olarak hareket eder.
Ofis projeleri genellikle, proje yöneticisinin genellikle organize ettiği birçok kişisel işbirliği gerektirir. Mülakatları planlayarak ya da elektronik olarak ilerlemeyi izleyerek, genellikle veri tabanları veya e-posta gibi dijital iletişim yoluyla kimin ne yaptığını takip eder. Takım liderleri ayrıca prova okuması ve son dakika değişikliklerini içeren nihai ürünün hazırlanmasından genellikle sorumludur. Projenin başarısı veya başarısızlığı tipik olarak yöneticinin omuzlarındadır ve tüm seçimleri kurumsal üstlere doğrulayabilmelidir.
Fiziksel Projelerin Yürütülmesi
Proje, inşaat ya da peyzaj çalışmaları gibi, somut bir şey olduğunda, bir proje yöneticisinin günlük çalışmalarını görmek genellikle çok daha kolaydır. Bu ortamlarda, yöneticiler genellikle tüm ekip üyelerinin bir işi olmasını ve tam olarak ne yapmaları gerektiğini anlamalarını sağlayarak site liderleri olarak görev yapar. Bu tür bir lider genellikle ihtiyaç duyulan tüm araç ve gereçleri ayarlamaktan sorumludur ve ayrıca üzerinde çalışmakta olan arazi veya binanın sahibi olan insanlar ve yapılacak işi koordine eden kişiler arasındaki iletişim olarak da davranmalıdır. Bu iş genellikle ofis tabanlı planlama ile gerçek saha ziyaretleri ve koordinasyonun bir kombinasyonunu gerektirir.
İş Almak için Gereken Beceri ve Tecrübe
Bir proje yöneticisinin işini yapmak genellikle çok fazla tecrübe gerektirir. Çoğu zaman, yöneticiler bir kuruluş içinden seçilirler - yani yönetilmesi ve koordine edilmesi gereken işleri yapan deneyimlerine dayanarak seçilirler. Birçoğu, söz konusu sektöre ve projeye göre değişmekle birlikte, odaklanma alanında veya işletme veya personel yönetiminde ileri eğitim de yardımcı olabilir.
Proje yönetimi rollerini üstlenmekle ilgilenen birçok kişi, sertifika almak için ders alır. Programlar, Proje Yönetimi Enstitüsü'nün Proje Yönetimi Uzmanı (PMP) ® sertifikasına geniş çapta saygı gösterilmesine rağmen, birçok farklı okul tarafından sunulmaktadır. Proje yöneticileri dışında çalışan ve bu kimlik bilgilerini iş ilanlarında özel olarak belirtmeleri, şirketler için giderek daha yaygın hale geliyor.
