Tipik olarak bir teklif yöneticisi, bir kuruluşun tüm tekliflerini yönetme sorumluluğunu üstlenir. Bu, teklif sürecini koordine etmeyi, gerçek teklifleri hazırlamayı ve teklifleri potansiyel müşterilere sunmayı içerir. Teklif yöneticisi, teklif taleplerini (RFP'ler) gözden geçirmek, potansiyel müşterilerle olan gereksinimleri onaylamak ve daha sonra teklif sürecine başlamak için önemli miktarda zaman harcayacaktır. Genellikle bir son tarih üzerinde çalışarak, bir teklifi tamamlamak için gereken tüm görevleri devretmekten, teklifle ilgili yazı, düzenleme, illüstrasyon ve diğer tüm üretim çabalarını denetlemekten sorumludur. Ek olarak, bir teklif programı hazırlayacak, en acil görevleri belirleyecek ve dahili olarak geliştirilen prosedürlere göre teklif öncelikleri atayacaktır.
Bir teklif yöneticisi bir RFP aldığında, müşterinin spesifikasyonlarını ve beklentilerini, ilgili son teslim tarihlerini ve bütçesini anlamaya odaklanarak tüm belgeyi okur. Gözden geçirme sürecinde, teklif yöneticisi sık sık not alır ve başlamadan önce müşteriyle netleştireceği soruları not eder. Oradan, bir teklif planı hazırlar, teklifin her aşamasını ve gerekliliklerini ana hatlarıyla belirtir ve teklifin son teslim tarihine kadar bir program hazırlar. Görev devri, yöneticinin organizasyonel ve taşeronluk kaynakları ve teklife katkıda bulunacak uzmanlığı alacağı planlama sürecinin bir parçasıdır.
Etkili denetim, teklifin yürütüldüğü bir teklif yöneticisinin işinin merkezindedir. Tüm ekip üyelerine teklif ekibinde rehberlik eder, gerekli bilgileri yayar ve hem estetik hem de yazılı içerik dahil olmak üzere tüm teklif sayfalarının yapımını denetler. İlerlemenin periyodik gözden geçirmelerini yapmak, teklifin müşterinin isteğine uygun olmasını sağlar. İlk taslağın tamamlanmasından sonra, teklif yöneticisi, teklifin müşterinin istekleriyle aynı hizada olmasını sağlamak için, doğruluğu ve tutarlılığı sağlamak için taslağı inceleyecektir. Bundan sonra, potansiyel müşteriye iletmeden önce tüm revizyonları için dokümanı teklif ekibine iade edecektir.
Teklif yöneticisi organizasyonun temsilcisi olarak hizmet veren teklif yöneticisi, teklif veren konferanslara katılmasının yanı sıra müşterilerle etkileşime geçmek için düzenli saha ziyaretleri de yapacak. Gönderilen bir teklifle ilgili olarak bir müşteriden onay alındıktan sonra, sözleşmeyi tamamlama ve uygulamaya da katılacaktır. Genellikle bu, nihai anlaşmalarla ilgili müzakerelerin yapılmasını ve kuruluşuna önerilen çalışmaların başlatılmasında brifing verilmesini de içerecektir. Bir teklifin başarısız olması durumunda personel toplantıları yapılması da iş için önemlidir.
