Satın alma sorumlusu, satınalma grubundan sorumlu bir yönetici türüdür. İşlerinin bir parçası olarak, satın alma süpervizörleri, alım taleplerini gözden geçirerek, alım fiyatı değişikliklerini onaylayarak ve fazla ve eski maliyetleri kontrol ederek işletme operasyonlarını destekler. Satınalma sorumlusu bir üretim tesisi tarafından kullanılıyorsa, aynı zamanda ürün inşa operasyonları için malzemenin ne zaman kullanılabileceğini belirlemek üzere program yönetimi ve üretim zamanlayıcılarıyla çalışmaktan sorumlu olacaktır.
Satınalma talepleri, müşteri siparişlerini desteklemek için ürün satın alma talepleridir. Bir satın alma sorumlusu, satınalma taleplerini gözden geçirir ve ne sipariş edilmesi gerektiğini belirler. Asıl sipariş girişi, satın alma sorumlusu için çalışan alıcılar tarafından yapılır. Tipik olarak, bu satınalma talepleri bir kurumsal kaynak planlama (ERP) sisteminin bir çıktısı olacaktır. Alıcılara tedarikçilerle sipariş vermeleri için yetki vermeden önce, satın alma şefi, müşteri siparişi talebinin ve fabrika kapasitesinin bu siparişleri desteklemek için yeterli olduğunu doğrulamak için yönetim kadrosu üyeleri ile bir araya gelecek.
Satın alma fiyatı farklılıkları (PPV), belirtilen birim fiyatının ERP sistemine yüklenen standart birim fiyattan daha yüksek olmasının sonucudur. Olumsuz bir PPV potansiyel olarak şirketin daha az kar elde etmesine neden olabilir, bu nedenle satın alma amiri, nedeni belirlemek için elverişsiz PPV'leri gözden geçirmelidir. Sebep, teslim süresindeki talepler veya orijinal olarak belirtilenden daha küçük miktarlarda talep edilen talepler gibi müşterinin neden olduğu sorunlardan kaynaklanıyorsa, satın alma yöneticisi program yöneticisine PPV'nin müşteriden geri kazanılmasını sağlamak için bir talepte bulunacaktır. Sebep, alıcı hatası veya müşteri kaynaklı olmayan diğer sorunlarla ilişkiliyse, satın alma sorumlusu kök neden analizini gerçekleştirir ve sorunun gelecekte ortaya çıkmasını önlemek için gereken şekilde ek eğitim veya işlem güncellemeleri sağlar.
Satın alma yöneticileri de aşırı ve eski maliyetleri kontrol etmekten sorumludur. Aşırı, bir şirketin sahip olduğu müşterinin talebinden daha büyük olan malzeme miktarıdır. Eski, sıfır talebe sahip herhangi bir materyali ifade eder, bu nedenle kullanımı yoktur. Satınalma amirleri, karartılmış malzeme olmadığından emin olmak için yandan ve siparişin ayrıntılarını düzenli olarak gözden geçirir.
Müşteriden gelen talep değişikliğinin malzemenin fazla olmasına neden olması durumunda, satın alma sorumlusu alıcılarla birlikte çalışacak ve fazlalığı orijinal tedarikçiye iade etmeye çalışacaktır. Bu durum tespiti yapıldıktan sonra, hala karaya oturmuş herhangi bir malzeme genellikle müşteriye ödeme için fazladan bir talepte sunulur. Eski malzeme çoğu zaman belirli bir bileşeni malzeme listesinden çıkarmış olabilecek bir mühendislik değişikliğinden kaynaklanmaktadır. Satın alma departmanı, parçaları iade etmeye veya bunları kullanmanın başka bir yolunu bulmaya çalışacaktır. Başarısız olursa, eski bir talep müşteriye sunulacaktır.
