Terimden de anlaşılacağı gibi, kalite güvence tedarikçisi, belirli bir ürünün, alıcı tarafça paketlenmeden, sevk edilmeden, satılmadan veya kabul edilmeden önce, endüstri tarafından belirlenmiş standartları karşılamasını sağlayan bir kişidir. Ürünleri fiziksel olarak kontrol eder ve kabul edilmiş kalite standartlarını karşılayıp karşılamadığını bulmak için sektöre özel testler yaparlar. Bu kalite kuralları, her ürün ve endüstri için belirlenir, böylece karşılanmadığı takdirde, ürün üreticiye geri gönderilir, hatta halk için bir tehlike olduğu tespit edilirse bile geri çağrılır.
Genel olarak, bir ürün minimum kalite standartlarını karşılamak veya aşmak için uygunluk açısından test edilir. Bu nedenle, bir ürünün kalite güvencesi denetimlerinden geçtiği için yüksek kaliteli bir ürün olduğu varsayılmamalıdır. Günlük konuşmada uygulandığı şekliyle kalitenin anlamı, imalat endüstrisindeki kullanımından farklıdır. Günlük kullanımda kalite mükemmellik veya üstünlüğü ifade ederken, imalatta kalite güvence tedarikçisi tarafından belirlenmiş ve kabul edilmiş asgari standartlara göre kabul edilebilir anlamına gelir.
Ürünler tamamen bitmeden veya üretilmeden önce bile kontrol edilebilir ve test edilebilir. Bunu yapma şekli, üretim veya üretim sürecinde yer alan süreçleri izlemek ve nihai ürüne giren hammaddelerin ve daha küçük bileşenlerin kalitesini kontrol etmektir. Bu özellikle seri üretim durumlarında gereklidir, çünkü montaj hattındaki her bir öğeyi kontrol etmek mümkün olmayabilir. İstenilen kalite standartlarına uygunluğun sağlanmasına yardımcı olacak basitçe yerinde kontrol etmek daha kolay ve daha zaman verimlidir.
Bir kalite güvence sağlayıcısı, üretimde yer alan çeşitli süreçlerin ve bunun birçok yönünün sistematik olarak izlenmesi ve değerlendirilmesi konusunda eğitim almaktadır. Bu alana kalite güvencesi veya KG denir. Tüm üretim endüstrilerinin gerekli bir bileşenidir. Bununla birlikte, bir kalite güvence tedarikçisi, ürünler yerine hizmetlerin kalitesini de izleyebilir. Danışmanlık, bankacılık, perakende ve bilgisayar yazılımı geliştirme konularında işletmeler için, birkaç isim vermek ve periyodik kalite güvence izlemesi yapmak için alışılmış bir şeydir. Bunun gerçekleştirilmesinin yolu, süreçleri gözlemlemek, görüşmeler yapmak ve istenen kalitenin elde edilmesine katkıda bulunan ya da bunlardan uzaklaşan davranış kalıplarını izlemektir. Genellikle işletme kapsamına girmeyen hizmetler bile kalite güvencesi açısından izlenebilir. Mükemmel bir örnek, kamu sektöründeki eğitim hizmetleridir.
Gerekirse, bir kalite güvence tedarikçisinin eğitimi ve nitelikleri, izleyecekleri, inceleyecekleri veya test edecekleri ürün veya hizmete bağlı olarak büyük ölçüde değişecektir. İmalat endüstrisindeki ürünlerle çalışacak birinin kalite güvence tedarikçisinin iş tanımı, tasarım işi veya çeviri hizmetleri gibi hizmetleri izleyecek ve izleyecek olandan çok daha farklı olacaktır. Tipik olarak, hizmetlerin değerlendirilmesinde yer alan bir kalite güvence sağlayıcısı durumunda daha yüksek düzeyde bir eğitim ve öğretim gerekecektir.
