Kayıtlı bir aracı, bir işletme için çeşitli yasal belgeler göndermek ve almak üzere atanan belirli bir bireydir. İş yasaları bölgeden bölgeye biraz değişmekle birlikte, kayıtlı aracının genel işlevi, Amerika Birleşik Devletleri, Kanada, İngiltere ve Avustralya içindeki yargı bölgeleri dahil, çoğu yerde oldukça tipiktir. Eğer bir işletme davaya taraf ise, işlemin servisi, çağrı, şikayet, cevap ve diğer yasal belgeler tipik olarak, kayıtlı işletme sahibine gönderilecektir, bu da belgeler hakkında uygun işletme sahiplerini uyarmaktan sorumludur. Diğer durumlarda, işletmenin yıllık bakımının bir kısmından sorumludur. Örneğin, iş ortaklarına, yıllık raporları, vergileri veya diğer yıllık belgeleri uygun eyalet veya federal ajanslarla dosyalamalarını hatırlatmaktan sorumlu olabilir.
İşletmenin büyüklüğüne bağlı olarak, çeşitli kişiler, kayıtlı bir temsilci pozisyonu için kabul edilebilir adaylar olabilir. İşletmenin yalnızca bir kişi tarafından sahiplenilmesi ve işletilmesi durumunda, bu kişi kayıtlı temsilci olarak hareket edebilir. Eğer işletme küçük veya birkaç kişiye aitse, bu sahiplerden biri veya hissedarlarından, çalışanlarından, ortaklarından veya üyelerinden biri de bir aracı olarak çalışabilir. Bazı ticari varlıklar çok daha büyük. Bu gibi durumlarda, genellikle bir hukuk bürosunda veya bir hizmet şirketinde olmak üzere, üçüncü bir dış taraf, aracının konumu için en iyi seçim olabilir - ancak işin bir iç üyesi de kullanılabilir.
Bir aracı olarak görev yapacak üçüncü bir tarafın belirlenmesinin birçok faydası vardır. Örneğin, kayıtlı aracının adı ve adresi, işletme kuruluşunu oluşturan belgeler de dahil olmak üzere tüm yasal belgelerde halka açık olarak listelenmiştir. Üçüncü bir kişiyi işe alarak, işletme sahiplerine bir tür kamusal isimsizlik verir ve işyerinde dedikoduları minimumda tutar. Örneğin, çalışanlar niçin bir yasal cihaza bir işletme sahibine gönderildiğini merak ediyor olabilir, bu cemaatler site dışı bir adrese gönderilirse, aynı çalışanların herhangi bir yasal işlemden haberi olmayacaktı. Buna ek olarak, çoğu üçüncü parti acentesi, işleri son başvuru tarihleri hakkında bilgilendiren ve böylece geciken ücretlerin tahakkuk etmesini önleyen ayrıntılı dosyalama sistemlerine sahiptir.
Eğer kayıtlı bir temsilci görevini yerine getirmezse, işletme için talihsiz olabilir. Örneğin, iş aleyhine dava açılırsa ve mal sahibi zamanında davadan haberdar edilmezse davacı varsayılan olarak davayı kazanabilir. Ek olarak, birçok yargı ülkesinde acentesi olmayan şirketler için cezalar vardır. Bazı durumlarda, bir acentenin bakımının yapılmaması, şirketin yasal statüsünün iptal edilebileceği veya katı ücretlerin değerlendirilebileceği anlamına gelebilir.
