Sanal yönetici asistanı, tesis dışı, genellikle serbest çalışan bir idari uzmandır. Geleneksel bir üst düzey yönetici asistanıyla aynı sorumluluk ve görevleri bir büyük ihtarla yerine getirir. Sanal asistanlar, üst düzey müşterilere hitap eden asistanlar da dahil olmak üzere, fiziksel varlıkları gerektirmeyen tüm idari veya sekreterlik görevlerini yönetir. Geleneksel yönetici asistanlarının aksine, sanal yönetici asistanı, bağımsız bir müteahhit olarak uzak bir yerden birkaç yöneticiye ve aynı zamanda küçük işletme sahiplerine kadar çalışır.
Geleneksel bir yönetici asistanı ile sanal yönetici asistanı arasındaki temel farklar konum ve yönetici ile asistan arasındaki çalışma ilişkisidir. E-posta, verimlilik yazılımı ve sanal toplantı yetenekleri dahil olmak üzere modern teknolojinin ortaya çıkışıyla, coğrafi konum artık bir engel değildir. Asistanlar milleri, kıtaları bile temsil ettikleri yöneticilerden uzakta yaşayabilirler. Ek olarak, sanal yönetici asistanı ile yönetici arasındaki çalışan-işveren ilişkisinden ziyade, bu ilişki servis sağlayıcı ve müşteriden biridir.
Uluslararası İdari Profesyoneller Birliği (IAAP) gibi profesyonel kuruluşlara göre, iki ana yönetici asistanı vardır. Geleneksel sekreterler ve giriş seviyesi idari asistanlar, takvimler ve zamanlama, işleri yazılı ve sözlü iletişim hazırlama, belge ve dosyalama sistemlerini sürdürme, seyahat düzenlemeleri yapma ve toplantı gündemlerini ve destekleyici belgeleri düzenleme gibi görevleri yönetir. Nispeten, yönetici asistanları, yöneticiler ve üst düzey yöneticiler için bu aynı görevleri yönetmenin yanı sıra, icra adına küçük işletme kararları vermek gibi daha yüksek sorumluluk seviyelerini korumaktadır. Özel pozisyona bağlı olarak, yönetici asistanları, haber bültenleri hazırlamak, çevrimiçi yönetici profili bilgilerini güncellemek veya bir web sitesini sürdürmek de dahil olmak üzere çeşitli diğer görevlerden de sorumlu olabilir.
Bazı sanal asistanlar, genel idari yardım ile idari düzeydeki idari uzmanlar arasında görüldüğü gibi üst düzey idari yardım arasında aynı ayrımları yapmaktadır. Aksine, küçük işletme sahibi olarak sanal bir asistan, işletme sahibine veya yöneticinin ihtiyaç duyduğu her türlü desteği sunmak için iki veya daha fazla müşteriyle sözleşme yapar. Çoğu müşteri, sanal bir yönetici asistanı olarak hizmet etmek de dahil olmak üzere her türlü yardımcı kapasitede hizmet verebilecek bir site asistanı arar. Sanal asistanlar arasında sosyal medya platformlarını kullanma, karmaşık web siteleri oluşturma, defter tutma ve diğer beceriler gibi özel beceriler yaygındır.
Her sanal yardım uygulaması, belirli bir hedef pazara dayalı olarak çeşitli hizmet seviyeleri, oranları ve hizmet türleri sunar. Başarılı sanal asistanlar idari destek becerilerinden daha fazlasına sahiptir. Pazarlama bilgisi, küçük işletme finansmanının yönetimi, hem asistan hem de müşteriler için projelerin dış kaynak olarak temin edilebilmesi, ayrıca sosyal medya ve benzeri gelişen teknolojilerin sağlam bir şekilde anlaşılması zorunludur. Sanal asistanlar için oranlar genellikle saatlere göre hesaplanır veya muhasebeciler ve hukuk uzmanlarına benzer şekilde sabit ücretli hizmetliler olarak sunulur.
