Bir olay yöneticisi tipik olarak taraflar, resepsiyonlar ve toplantılar gibi olayların planlanması ve denetlenmesinde görev alır. Etkinlik yöneticisinin istihdam durumuna bağlı olarak, otel veya etkinliklerin sıklıkla yapıldığı başka bir yer gibi bir satıcı adına çalışabilir veya belirli bir satıcıdan bağımsız olarak çalışabilir. Etkinlik yöneticileri tarafından üstlenilen sorumluluk miktarı değişiklik gösterir, ancak çoğu durumda etkinliğin lojistiği ve etkinliğe katkıda bulunacak tüm satıcıların koordinasyonu için birincil sorumluluk üstlenirler.
Birçok kişi küçük partileri ve sosyal toplanmaları kendi evlerinde planlayabilse de, özellikle birkaç üçüncü taraf mal ve hizmet sağlayıcısı dahil olduğunda daha büyük olayları koordine etmek önemli bir zorluk olabilir. İyi bir etkinlik yöneticisi, etkinlikle ilgili vizyonunu anlamak, halihazırda mevcut olan bütçeyi ve kaynakları değerlendirebilmek ve etkinliğe uygun satıcıları seçmek için bir toplantı sahibi veya hostes ile çalışabilir. Etkinlik günü, bir etkinlik yöneticisi genellikle malların ve hizmetlerin söz verildiği gibi teslim edildiğinden ve etkinliğin sorunsuz bir şekilde yürütüldüğünden emin olmaktan sorumludur.
Bir etkinlik yöneticisi bir ziyafet salonu, otel veya başka bir mekanda çalışıyorsa, rolü bağımsız bir etkinlik yöneticisinden biraz farklı olabilir. Birçok etkinlik mekanı dış satıcıların kullanımıyla ilgili katı politikalara sahiptir, bu nedenle böyle bir mekandaki bir olay planlayıcısı öncelikle bir etkinliğe ev sahipliği yapmak isteyen kişi ya da kuruluş ile mülkün onayladığı ya da kurum içi satıcıları arasında bir irtibat görevi görür. Etkinlik planlamacısı müşterisine yemek, çiçek, hatta bir dans pisti ve DJ gibi etkinlik için gereken uygun hizmetleri önerebilir. Ayrıca mekan için etkinlik için uygun bir alan oluşturulmasını ve yiyecek içecek tedarikçileri ve diğer satıcılar ile destek personelinin görevlerini gerektiği gibi yerine getirmesini sağlayacaktır.
Bağımsız etkinlik yöneticileri ise daha fazla sorumluluk almakla suçlanabilir. Etkinlik yöneticisi bir yerin tespit edilmesinden ve sonra yer ve tesislerin kiralanmasının maliyetini görüşmekten sorumlu olabilir. Mekan catering ve çiçekçi gibi üçüncü taraf satıcılara izin veriyorsa, olay planlayıcısı aynı zamanda olay odası için yemek ve dekor siparişi vermekle sorumlu olabilir. Diğer etkinlik yöneticileri gibi, etkinlik günü de yerinde koordinasyondan sorumlu olacaktır.
