Bir etkinlik satış koordinatörü, genellikle özel bir etkinlik için bilet satışları düzenlemek veya düzenli olarak etkinlik düzenleyen işletmeler için satış sürecini yönetmek için işe alınır. Her iki durumda da, etkinlik satış koordinatörü, etkinliğin finansal başarısının ayrılmaz bir parçasıdır ve genellikle belirli satış hedeflerine ulaşmak zorundadır. İdare ve müşteri hizmetleri de işin büyük parçalarıdır.
Özel etkinlikler, bilet satışlarına dayanan finansal bir yapıya sahiptir. Sadece biletlerin satılması gerekmez, aynı zamanda etkinlikten önce satılmaları gerekir. Olaylar genellikle nakit akışı sağlamak için önceden bilet satışlarına dayanır; bu nedenle, etkinlik düzenleyicileri etkinliği etkinleştirmek için kaynakların peşin ödeme yapabilir. Bilet satışlarını koordine eden kişi, organizasyon ekibindeki en önemli personelden biri olarak kabul edilir.
Bir defalık özel etkinliklerde, etkinlik satış koordinatörü genellikle bir bilet satış planı hazırlamaktan sorumludur. Bu plan, satış talebi sürecinin nasıl işleyeceğini, ilgili tarafların nasıl katılacağını ve yeni pazarlar için beklentilerin nasıl olacağını ve nakit girişlerinin beklenen zamanlamasını ayrıntılandırır. Koordinatör ayrıca para toplama, satışları kaydetme ve satın alma kanıtı sağlama konusundaki idari süreci de denetlemelidir.
Satış işleminin yönetimi, çeşitli ödeme yöntemlerinin kurulmasını, ödemenin İnternet üzerinden yapılabilmesini ve ödemenin bir elektronik konuk yönetim sisteminde işlenmesini içerebilir. Etkinliklerin genellikle farklı miktarlarda maliyeti olan katılım seviyeleri vardır. Bir etkinlik için, bilet satışlarını teşvik ettikten sonra sağlanacak en önemli şeylerden biri, ödemeyi yapan kişilerin etkinlik günü uygun katılım düzeyinde doğru bir şekilde tanımlanabilmesidir. Bütün bunlar tipik olarak olay satış koordinatörünün görev tanımına girer.
Satış koordinatörleri de kusursuz müşteri hizmeti sunmalı ve etkinliğin arka ucunu yönetmelidir. Her yıl devam ederse, katılımcıların ertesi yıl tekrar etkinliğe kaydolmaya hazır olduklarından emin olmalıdır. Etkinlik satış koordinatörü evrakları uzlaştırır, nihai satış rakamlarını rapor eder ve varsa gelecek yılki satış çabalarına hazırlanır.
Bir satış koordinatörü kullanan başka bir olay senaryosu türü bir restoranın veya salonun yiyecek içecek departmanıdır. Bu tür kuruluşlar, özel günler için hizmet alan gruplara hizmet vermektedir. Bu senaryoda, etkinlik satış koordinatörü, bir defalık özel etkinlikle değil, her zaman yeni bir grupla meşgul olur. Grup rezervasyonu yapmaktan ve vardıklarında yiyecek ve içecek satışını yönetmekten sorumludur. Koordinatör, yenen yemeğin müşteriye uygun bir şekilde faturalandırıldığından emin olur ve günün sonunda nakit alımı ile olayı uzlaştırır.
