Bir yönetici asistanı, kariyerini, genellikle profesyonel danışmanlık ve idari destek bir arada sunarak, bir şirket yetkilisine yardımcı olmaya adamıştır. İşle ilgili sorumluluklar belirli bir şirkette geçerli kültüre bağlı olarak değişmekle birlikte, tüm asistanların yerine getirdiği birkaç temel görev vardır. Bunların çoğu sekreterlik çalışmaları, zamanlama ve irtibat yönetimi ile ilgilidir. Birçok yönetici asistanlarına fikirleri, önerileri ve gizli yardım için yardımsever insanlar olarak davranır ve fotokopi çekmeden basın brifinglerine kadar her konuda yardımcı olurlar.
hiyerarşi
Yönetici asistanına sahip şirketler genellikle yönetici başına bir asistan görevlendirir. Asistan, kendi amiri olarak görev yapan icracı tarafından verilen görevlerin yerine getirilmesinden sorumludur. Çoğu durumda asistanların, yöneticilerinin ofislerinin hemen dışında, mümkün olduğunca erişilebilir olması için masaları vardır.
Yönetici asistanları tipik olarak sadece isimlerinin üstlerine cevap verir. Bu kişinin sırdaşı ve ofis yardımcısı gibi davranıyorlar. Yönetici ihtiyaç duyduğu her şeyi yapar, asistan yapar. Yöneticilerine iş toplantılarına eşlik edebilirler ve diğer katılımcılarla ilgili detayları bilmekle sorumludurlar. Yöneticinin ihtiyaçlarına bağlı olarak, asistanlar aynı zamanda kurumsal gezilere de katılabilirler. Bu kapasitede asistan, genellikle yürütmenin programını yönetmekten, toplantılar düzenlemekten ve doğru brifing materyalini okumasını ve gerekli sunum veya açıklamaları yapmaya hazır olmasını sağlamaktan sorumludur.
Büro Görevleri
İşle ilgili her şey seyahat ve yüksek profilli toplantılar kadar büyüleyici değildir. Yönetici asistanının günlük görevlerinin birçoğu doğada hükmetti. Asistanlar genellikle üstlerinin evraklarını idare etmekten sorumludurlar. Buna posta, ofis içi yazışmalar ve temel dosyalama dahildir. Asistan ayrıca bir takvimi yönetmeye, toplantı zamanlarını, resmi randevuları ve önemli kişileri takip etmeye çağırılabilir.
Yönetim Gereksinimleri
Şirketin yapısına ve büyüklüğüne bağlı olarak bir yönetici asistanının, iş yüküne yardımcı olması için bir veya daha fazla asistanı olabilir. Bunlar genellikle sekreterler veya daha fazla giriş seviyesi büro görevlileridir. Yönetici asistanı genellikle görevlerini idare etmekten ve gerektiğinde onlara görev vermekten sorumludur.
Çoğu durumda, şirket yöneticisinin asistanının oluşturduğu sekretarya yapısı hakkında söylenebilecek çok az şeyi vardır. Disiplin, övgü ve artırma konusundaki kararlar, genellikle şirketin insan kaynakları departmanı ile istişare edilerek, asistanın takdirine bırakılır.
Eğitim ve Tecrübe
Yönetici asistanlığı mesleğinin sağlanması, genellikle eğitim ve pratik deneyim kombinasyonunu gerektirir. Genel olarak, yöneticiler asistanlarının şirket politikaları ve prosedürlerinde uzmanlıklarını ve ayrıca temel ofis fonksiyonlarında uzman olmalarını beklerler. Bir çalışanın şirket bünyesinde başka bir pozisyonda çalıştıktan sonra yönetici asistanı olması olağandışı değildir. Örneğin, birçok alt düzey sekreter, birkaç yıl süren güçlü iş performansından sonra yönetici asistanlığı statüsüne ilerlemektedir.
Çoğu şirket, asistanların bir tür dereceye sahip olmasını tercih eder. Yönetim, insan kaynakları ve hatta sosyolojideki kurslar faydalı olabilir, ancak genellikle bir konuda diploma vermek yeterlidir. Kurumsal işe alım yöneticileri genellikle üniversite eğitimini, işe özgü belirli bir bilgi kaynağından ziyade bir prestij ve genel zeka işareti olarak görür.
Bununla birlikte, kolej derecesinin yönetici asistanı olmak için zorunlu olduğu söylenemez. Çoğu durumda, deneyim örgün eğitimden daha önemlidir. Liseden hemen sonra yönetici düzeyinde işe almak zor olsa da, sadece bir lise diplomasına sahip bir şirket yıllarca destek personelinin bir üyesi olarak çalışarak birkaç yıl geçiren biri en zorlayıcı aday olabilir. Şirketler genellikle bir adayın işi ne kadar iyi başarabildiği ile özgeçmiş üzerinde belirtilen okullardan daha fazla ilgileniyorlar.
Prestij ve Yararları
Yönetici asistanları genellikle en azından personeli destekleme konusunda biraz elit kabul edilir. Hem kaynaklar hem de maaş bakımından diğer idari asistanlar tarafından paylaşılmayan imtiyazlara sahip olma eğilimindedirler. Bazı şirketlerde, uzun süreli görevli bir yönetici asistanı, emeklilik programlarına veya daha düşük pozisyonlardaki çalışanlar için mevcut olmayan diğer ikramiyelere katılabilir.
Kişisel Asistanlarla İlişki
Bazı durumlarda yönetici asistanları ayrıca kuru temizleme yapmak veya aile hayvanı için tatil düzenlemeleri yapmak gibi kişisel görevleri de yapabilirler. Ancak bunlar normal iş yükümlülükleri değildir. Çoğu zaman, bu tür ofis dışı işler, kişisel asistanın görevleridir. Yaptıkları iş teknik olarak farklı olsa da, kişisel ve yönetici asistanların kafasını karıştırmak kolay olabilir. Yönetici asistanının tek resmi rolü, işte başarılı bir şekilde başarılı olmaktır. Bir kişisel asistan, diğer yandan, önemli bir kişinin yaşamını genel olarak hem kişisel hem de profesyonel olarak organize etmesine yardımcı olmaktan genellikle sorumludur.
