Bilgi ajansı bir halkla ilişkiler uzmanıdır. Pozisyon, halkla bir şirket çalışanı arasında doğrudan bir iletişim hattı olarak tasarlanmıştır. Tipik olarak, müşterilerden çok fazla soru üreten hizmet bileşenine sahip işletmeler, hizmetle ilgili ayrıntıları sağlamak için bir bilgi aracısı belirleyecektir. Temsilci normalde şirket operasyonları hakkında spesifik bilgi vermeye yetkilidir, ancak genel olarak bir şirket sözcüsü olarak veya belirli bir uzmanlık alanı dışındaki şirket politikası hakkında konuşmaya yetkili değildir.
Reklam panolarına bilgi göndermek, yazılı olarak dağıtmak veya insanlar aradığında bilginin kaydedilmiş bir sürümünü sağlamak ne kadar yararlı olursa, işletmeler genellikle müşterilerin canlı bir kişiyle konuşmak istediklerini bulur. Bu, özellikle yeterli hizmet sunumunun, ilgili kişilerin kişisel özelliklerine bağlı olabileceği servis ürünlerinde geçerlidir. Bir şirket, ortaya çıkabilecek her soruyu tahmin etmeye çalışmak yerine, müşterilerin doğrudan bir şirket temsilcisiyle konuşma gereksinimini karşılamak için bir bilgi ajansı kiralayabilir.
Bilgi ajanları belli bir bilgi kaynağına hakim olmalıdır. Konuyla ilgili soruları müşterilerden, kamuoyundan veya basından ele almaktan sorumludurlar. Bir bilgi temsilcisi, şahsen, telefonla veya elektronik olarak, e-posta, çevrimiçi sohbet veya bir web sitesindeki forum postaları aracılığıyla soru sormaktan sorumlu olabilir.
Örneğin, feribot hizmeti veren bir şirket, mesai saatleri boyunca biniş sahasında soru sormak için bir bilgi acentesi kiralayabilir. Temsilci, programın yanı sıra, teknedeki imkanlar ve yolculuk süresi ve maliyetleri ile ilgili diğer sorulara cevap verebilir. Basılı bir broşürü inceleyerek insanların kendi başlarına bulabilecekleri bilgi türü olmasına rağmen, canlı bir kişiyi kullanılabilir kılmak müşteri ilişkilerini iyileştirir. Ayrıca, bir kişinin yolculuk sırasında feribotun kenarından balık avlayabilmesi gibi olağandışı sorular ortaya çıktığında işlemlerin sorunsuz çalışmasına yardımcı olur.
Bu iş genellikle müşteri hizmetleri veya halkla ilişkiler departmanlarında bir destek pozisyonu olarak kabul edilir. Bazı işletmeler gerektiğinde ilgili görevleri üstlenecektir. Örneğin, bazen müşteri şikayetlerini alan ve yönetime raporlar hazırlamak için bir temsilci gerekebilir. İşin bir parçası olarak müşteri rezervasyonları yapması veya dış bilgi ekranlarını muhafaza etmesi istenebilir. Temel görevleri bilgi vermeyi içerecektir, ancak şirketin çalışma şekline bağlı olarak başka görevler de verilebilir.
