Kayıt görevlisi, raporlar, dosyalar, toplantı tutanakları, defter ve çeşitli yazışmalar ile birlikte çalışan, çalışan ve organize eden bir ofis çalışanıdır. Diğer çalışanlar veya bilgiye ihtiyaç duyan avukatlar gibi dış taraflar için kayıtları düzenli ve kolay erişilebilir tutmaktan sorumludur. Bir şirketin finansal defterleri, dosyaları ve makbuzları, vergi amacıyla bir kayıt görevlisi tarafından güncel bir sırada tutulmalıdır.
Vergi kayıtları, giderlerin dökümü de dahil olmak üzere ayrıntılı bir şekilde tutulmalı ve sürekli güncellenmelidir. Kurumlar vergisi beyannameleriyle ilgili bilgileri kanıtlamak için makbuz gibi mali kayıtlara ihtiyaç vardır. Ticari finansal kayıt yönetimi, alacak ve borç ana kategorilerine ayrılır. Alacak hesapları müşteriler tarafından yapılan ödemeler iken, ödenecek işlemler ekipman ve şirketin satın aldığı diğer kalemlerdir.
Bir muhasebeci, ödemelerinde gecikmiş olan müşterilerin bir listesini tutmalıdır, çünkü bu, şirketin faturalandırmasına göre ödemelerde alması gereken bir açığı veya azaltmayı hesaba katar. Faturalar, bir müşterinin mal veya hizmet alması sırasında verilir ve ardışık olarak numaralandırılır. Nakit müşteriler hemen fatura öderken, kredi hesapları olanlar her ay toplam hesaplarını ya da planlanan diğer anlaşmaları öderler. Kayıt tutucular tüm faturaların hesaba katıldığından emin olmalıdır; iptal edilen müşteri siparişleri "geçersiz" olarak işaretlenirken, bildirimler kredi müşterilerine verilir. İfadeler düzenli olarak kredi müşterilerine gönderilen veya kredi hesaplarındaki faturalara ödemedikleri tutarları içeren belgelerdir.
Kayıt tutucular, bilgisayarlı muhasebe yazılımı gibi genel bir sisteme uyan, kolayca bulunabilen bilgilere göre nakit, satış, bordro ve şirket alımlarını sınıflandırır. Bilgisayarlı muhasebe sistemlerinde, bir şirket banka bilgisinin yazılım programlarına indirilmesinden kayıt tutucular sorumlu olabilir. Bir ofis yangını veya başka bir acil durum durumunda dosyaların yedeklenmesi başka bir ortak sorumluluktur. Bazı durumlarda, bir muhasebecinin hâlâ bazı makbuzları ve kalemleri bir muhasebe defteri defterine kaydetmesi gerekebilir. Kayıt görevlileri genellikle küçük paralardan ve ofis arzı alımlarını takip etmekten sorumludur.
Etkili bir muhasebeci, makbuzların ve bilgilerin toplanmasına izin vermek yerine günlük olarak öğeleri organize eder ve dosyalar. Bu günlük kayıt tutma, bu tür bir ofis çalışanının işinin ana parçasıdır, ancak başka idari işler de atanabilir. Kayıt tutucular, bilgiyi dağıtmadan ve daha sonra kaydetmeden önce toplantılarda genellikle dakikalar alır.
