Sanal muhasebeci, alanında geleneksel bir ofis ortamından ziyade uzak bir yerden çalışan bir profesyoneldir. Genel olarak müşterilerine yazılım programları, veri tabanı paylaşımı, e-posta ve faks yoluyla genel bir muhasebe ve defter tutma hizmetleri sağlayan bağımsız bir yüklenicidir. Ev ofisleri genellikle işletme operasyonunun tek fiziksel yeridir.
Tıpkı geleneksel bir muhasebeci gibi, sanal bir muhasebeci de çok çeşitli muhasebe uygulamalarında uzmanlığa sahiptir. Normalde ödenecek hesapları, alacakları hesaplarını, mutabakatı ve maaş bordrosunu işleme koymada uzmandır. Genel muhasebe defterlerini ve diğer işlem kayıtlarını tutmak tipik olarak işinin düzenli bir parçasıdır.
Muhasebe ve muhasebe ilkeleri hakkında kapsamlı bir anlayışa sahip olmasının yanı sıra, sanal bir muhasebeci genellikle çok çeşitli muhasebe yazılımlarına erişim ve bilgi sahibi olur. Bazı yazılım programları, basitçe gelir ve giderleri izleyen ve çek üreten muhasebe sistemleridir. Daha gelişmiş programlar vergileri tahmin edebilir, iş maliyetlerini hesaplayabilir, projeleri yönetebilir ve elektronik tablo veya kelime işlem yazılımlarıyla birlikte çalışabilir.
Sanal muhasebeciler tarafından kullanılan ve giderek daha popüler hale gelen bir araç, işletme makbuzlarını, kartvizitlerini ve önemli mektup ve belgeleri tarayan, kategorize eden ve kaydeden elektronik bir tarama cihazıdır. Bu cihazların çoğu, orijinal makbuzların ve belgelerin taranıp kaydedildikten sonra atılabileceği kadar doğru olması için yerel ve bölgesel düzenleyici kurumlar tarafından onaylanmıştır. Bu, sanal bir muhasebecinin işini yürütmek ve aynı anda birden fazla müşteriye hizmet vermek için ihtiyaç duyduğu alan miktarını azaltır.
Bu alanda çalışan bir kişi, müşterilerinin faaliyet gösterdiği sektörlere özgü yardımcı hizmetler sağlamak için sıklıkla talep edilir. Örneğin, küçük bağımsız perakende ve toptan satış işlemleri genellikle satınalma siparişlerini takip etmesini veya müşteri faturalarının kopyalarını korumasını gerektirir. Satıcılar ve üretici temsilcileri, muhasebeciden kredi başvurularını işleme koymasını ve referansları doğrulamasını isteyebilir. Müşteriler ayrıca ondan yıl sonu raporları hazırlamalarını veya W-9 veya 1099 vergi belgelerini çalışanlara vermelerini isteyebilir.
Lise diploması genellikle sanal bir muhasebeci olmak için gereken asgari eğitimdir, ancak bir iştirakçinin veya lisans derecesinin işletme, muhasebe veya ilgili bir alandaki derecesi aday adayların iş olanaklarını artırabilir. Sanal bir muhasebeci olarak başarılı olmak için, örnek matematik becerileri gerekir. Üst düzey organizasyon ve detaylara gösterilen mükemmel özen bu pozisyonda yardımcı özelliklerdir. Sanal bir muhasebeci genellikle tek başına çalıştığından, kendini motive etmek ve odaklanmak, genellikle başarı için de zorunludur. Güvenilirlik, dürüstlük ve takdir hakkı, sanal muhasebecinin müşterilerinin düzenli olarak kendisiyle paylaşması gereken bilgilerin niteliği nedeniyle normal olarak yüksek kabul gören özelliklerdir.
