Bir idari asistan, sekreter olarak aynı işleri yapar, yazı yazmak, dosyalamak, telefonlara cevap vermek ve toplantılarda not almak gibi. Buna ek olarak, bir ofisteki lojistiği denetleyebilir, önemli projelerdeki denetçilerle işbirliği yapabilir ve sekreterleri denetleyebilir. Bu pozisyonda çalışması gereken çok az resmi eğitim olmasına rağmen, yönetici asistanları veya uzmanlık alanlarında çalışanlar ek eğitime ihtiyaç duyabilirler.
Görevler
Bir idari asistanın görevleri sıklıkla sekreterlik görevlerinin çok ötesine geçer ve malzeme siparişi vermek, işe giren posta ve evrakları elden geçirmek ve insanların programlarını koordine etmek gibi ofis için lojistik işlerin yapılmasını içerir. Çoğu durumda, o halkla birlikte bir bilgi kaynağıdır ve bu nedenle bazen şirketin "yüzü" gibi davranır. Bazı kıdemli asistanlar ayrıca küçük asistanları veya sekreterleri denetler; bu durumda periyodik performans raporları veya sunumları yapmaları gerekebilir. Bu pozisyondaki birçok insan, özellikle idari işler yapacaklarsa, yeni personelin eğitilmesine de yardımcı olur. Bir idari asistan, çeşitli ofis ekipmanlarıyla nasıl çalışılacağı gibi bazı pratik bilgilere de ihtiyaç duyar.
Yetenek Seti
Bu pozisyonda çalışan kişilerin, ayrıntılarla son derece iyi olmaları ve birçok görevi aynı anda yapabilmeleri gerekir, çünkü çoğu zaman birden fazla insanın programlarından sorumludurlar ve aynı anda birkaç projenin ilerlemesini denetleyebilirler. Aynı zamanda insanlarla da iyi olmalılar çünkü iş ofiste ve müşterilerle çok fazla etkileşim gerektirir. Karar çağrıları yapabilmek ve bağımsız olarak çalışmak, işin önemli bir parçasıdır çünkü idari asistan, hangi belgelerin önemli olduğunu, hangilerinin atılabileceğini, hangi e-postaların ofiste idare edilebileceğini bilmesi muhtemel kişidir. seviye ve hangilerinin üst yönetime yönlendirilmesi ve işlerin yapılması için emir komuta zincirinin nasıl çalıştırılacağı. Tüm bunların ötesinde, idari asistanların, posta, prova belgeleri ve veri tabanları ile sık sık cevap vermeleri gerektiği için ifade edilmeleri, yazı yazmanın ve teknolojinin iyi olması gerekir.
Uzmanlık
İdari asistanlar, daha büyük kuruluşlarda daha yaygın olmasına rağmen, insan kaynakları veya BT gibi bir kuruluştaki belirli bir bölümde uzmanlaşabilir. Yönetici asistanları sadece bir şirkette üst yönetimle çalışmaktadır. Bir insan havuzundan sorumlu olabilirler veya yalnızca biriyle çalışabilirler. Her iki durumda da asistan, düzenli idari görevlerin yanı sıra yöneticilere erişimi kontrol etmek, seyahat ve konferans düzenlemeleri yapmak ve satıcılarla, diğer şirketlerden yöneticilerle ve yönetim kurulu üyeleriyle etkileşimde bulunmaktan sorumludur. Genel olarak konuşursak, yürütme ne kadar yüksekse, asistanın ihtiyaç duyduğu beceri ve deneyim o kadar fazla olur.
Ek olarak, idari asistanlar tıp veya hukuk gibi belirli alanlarda uzmanlaşabilirler. Bu pozisyonla ilgili normal görevlerin yanı sıra, özellikle bu alanla ilgili görevleri de yerine getirir. Örneğin, bir yasal asistan aynı zamanda yasal emsalleri araştırıp brifing hazırlamaya yardımcı olabilir, bir tıp asistanı genellikle sigorta faturalandırması veya laboratuar prosedürleri hakkında bilgi sahibi olur. Bazı insanlar bu işi evden telefonla ve İnternet üzerinden de yaparlar; bu durumda sanal idari asistanlar olarak adlandırılırlar.
Eğitim
Çoğu durumda, bir kişi bu işte çalışmaya lise mezunu ve işletme ve bilgisayar becerileri eğitimi almış olabilir. Tıp veya hukuk bürosunda olduğu gibi özel pozisyonlar için, o pozisyona özgü kelimeleri bilmelidir. Bir eğitim programından, bir önlisans derecesinden veya tanınmış bir kuruluştan alınan sertifikanın işe alınması veya terfi edilmesi söz konusu olduğunda hepsi yardımcı olabilir.
