Sekreter, bir ofiste veya başka bir profesyonel ortamda çalışan bir kişidir; dosyalama, telefonların yönetimi, yazışmaların düzenlenmesi, prova okuyucusu ve daktilo görevi görmesi ve özel olarak belirli bir ofise ilişkin diğer çeşitli görevler gibi çoğunlukla görevlerini yerine getirecektir. Sekreterlik işleri genellikle yüksek düzeyde bir eğitim gerektirmez, ancak çoğu işveren sekreterin en azından bir lise öğrenimine sahip olmasını gerektirecektir, çünkü önemli miktarda sekreter çalışması, temel iletişim becerileri, matematik becerileri ve aynı anda birçok görevi gerçekleştirin.
Birkaç tür sekreter çalışması vardır ve bu tür işler genellikle sekreterin deneyimine, çalışma ortamına ve niteliklerine göre değişir. Örneğin, bir alt düzey sekreteri, yalnızca telefon çağrılarını cevaplama ve bu telefon çağrılarını uygun alıcılara yönlendirme, temel dosyalama görevlerini yerine getirme ve müşterileri veya ziyaretçileri ile ofise yönlendirme gibi temel görevlerden sorumlu olabilir. Bununla birlikte, bir yürütme sekreterinin ofis içinde planlama, zamanlama, karar verme ve örgütlenme konusunda daha aktif bir rolü olabilir. Bu durumda, sekreterlik çalışması, daha fazla eğitim veya resmi eğitime sahip olabilecek daha deneyimli bir sekreterlik uzmanı tarafından gerçekleştirilir.
Bazı durumlarda, sekreterlik işleri ofisteki diğerlerini yönetmeyi içerebilir. Sekreter genellikle bir ofisteki günlük pürüzsüz ve verimli çalışmayı sağlamaktan sorumludur; bu, ortaya çıkan sorunları ele alması, karmaşık işleri yönetmesi, diğer çalışanlarla etkileşimi ve bazı durumlarda diğerlerine görev ve sorumlulukları devretmesi gerektiği anlamına gelir. . Belirli bir sekreterin özel işlevleri, ofisin büyüklüğüne ve o ofisin özel ihtiyaçlarına bağlı olarak değişebilir. Bazı işverenler aynı zamanda sekreterden, işletmenin faaliyet gösterdiği sektör veya alan hakkında özel bilgiler geliştirmelerini isteyebilir; bu, sekreterin terminoloji ve süreçleri anlamasını ve böylece bu bilgilere dayanarak karar vermesini sağlar.
Müşteriler veya müşterilerle etkileşime geçmek çoğu zaman sekreterin büyük bir görevidir. Bu, telefonda müşterilerle ve müşterilerle konuşmak, mektup veya e-posta göndermek, hatta insanlarla yüz yüze etkileşimde bulunmak anlamına gelebilir. Sekreter, bu tür görevleri yerine getirebilmek için sağlam, uyumlu, arkadaş canlısı ve organize olmalı ve ayrıca müşterileri ve müşterileri ofise yönlendirmesi gerekebilir. Çoğu durumda, sekreter bir müşteriyi veya müşterinin bir işletmeyi ziyaret ederken etkileşime gireceği ilk kişidir, bu nedenle sekreterin bu insanlarla tanışmaya ve hızlı ve verimli bir şekilde ilgili bilgileri vermeye hazır olması gerekir.
